他のことが気になって作業に集中できない人のための仕事術【仕事術図鑑】

こんにちは!小鳥遊です。

突然ですが皆さん、こんな経験ありませんか?

「突然目に入った書類から、他のことが気になってしまってしょうがなくなる。そのせいで、今まさにやろうとしていたことを先送りしてしまう」

 

 

今回は、そんな「他のことが気になって、それまでやっていた作業に集中できない」という悩みにお答えします!




動画・音声で内容を知りたい方へ

この記事の内容は、こちらの動画と音声でも解説しています。

解説動画(YouTube)

 

音声解説(stand.fm)

【仕事術図鑑#4】他のことが気になって作業に集中できない人のための仕事術

 

他のことに目が行く状況を作らない

まず、冒頭の「今まさにやろうとしていたことの先送り」を防ぐためには、「自分の力で無理矢理どうにかする」のではなく、とにかく「状況を作る」「環境を作る」ことが大切です。

 

私が共著者となっている「要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑」では、「最初の手順だけに注目する」ということを書いています。

 

なぜ「最初の手順だけ注目する」のか?

それは、「目が泳いでしまうから」なんですね。

 

自分が仕事をしているデスク回りを想像してみてください。

デスクのありとあらゆるところに、

「そういえばこんなこともあった!」

「こういうともしなきゃいけない!」

「そういえばこの書類出さなきゃ!」

といった、警告を発するものなどがたくさんありすぎるんですね。

 

また、例えばPCに向けている視線をチラッと外して自分のデスク上にあるトレイに目を向けたら、「あれ、ちょっと顔を出しているあの書類って何かな??」などと考えてしまうと、もう横道まっしぐらです。

 

本当は、急いで部長にメールを出さなければいけないのに、「おや?」と言ってその書類を取り出してしまうわけです。

そして、その書類をみて、「あれ、これに関して何かやらなきゃいけないことがあったような気がする…」となり、会社の共有フォルダを見に行ったりメールを検索したりしてしまいます。

 

そのとき、最初にやらなければいけなかった部長へのメールについてスポーンと頭からどこかへ飛んで行ってしまう。

目が泳いでしまうことで、集中できなくなって、他のところに目が行ってしまって、「結局やらなければいけないことに取り組めない」という状況になってしまいます。

 

そんなことにならないために、「自分が見える範囲を限定しておく」というのが大事だなと思います。

 

とはいえ、「トレイを見えなくしておく」といったことは無理です。

私の場合は、PCの中に仕事を管理するツールがありますので、そのツールの中で「やるべき手順」を非表示にしています。

 

例えば、手順が10個ある仕事があったとします。

2~10個目までは隠しておいて、1個目だけ表示しておきます。

そうしておくと、「気になることはあるかもしれないけど、とりあえず今やらなければいけないのは『これ』です」と自分に見せることができるのです。

 

そうなると、比較的他のことが気にならなくなります。

 

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集中してそのことができる状態にしておく

他のことに目が行かない状況を作ることができたら、目の前に置かれた「1つの手順」が自分でもできると思えるようにしておくことが大事です。

 

目の前に「この手順だけやっておけばいいですよ」と提示されていたとしても、その手順が「何かをうまい具合にする」などと書いてあったら、「どうすればいいのか?」と困ってしまいますね。

そうなると、何をしなければいけないのか分からなくなってしまって、「ウーン」と考えこんでしまいます。

 

考え込むと途端に目が泳ぎ始めてしまいます。

 

それを避けるために、「ああ、こうすればいいんだ」と自分が思えるような手順の書き方をすればいいのです。

「アレをいい感じにする」ではなく、「説明会の資料を25ページでパワーポイントにまとめる」といった形にすると、「なるほど、『ページ数は25ページ』で、『パワーポイント』で『説明会の資料』を作ればいいんだな」ということが分かります。

 

こういった具体的な表現になるとイメージしやすく、分かりやすくなって、集中力を保ちやすくなるのではないでしょうか。

 

この「分かりやすい」というのはとても大事です。

なぜかというと、「知らない」ことに対して人は「嫌い」に似た感情を抱くものだからです。

自分が何かをしなければいけなくて、それが予想もつかないこと・自分の理解の範囲外のことだったら、「えっ、それって…やってしまってはいけないことなんじゃないか」と思いがちになる、ということなんです。

 

やるべきことが具体的・明確に書いていないという状況は、「よく知らないこと」「分からないこと」が書いてあるということになります。

そうなると、そのやるべきこと(仕事)に対して「嫌い」という感情を抱いて避けていってしまう可能性があります。

 

だから、仮でもいいので、自分なりにイメージできる(分かる)表現で、手順を書き出してみましょう。

 

その手順を実行する段階の自分に対して分かりやすいように、「具体的に」「分かりやすく」手順を書いておきましょう。

 

集中力を上げる手段「リラックス」

ところで、共著「要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑」には、「リラックスすると集中力が上がる」と書きました。

 

自分で書いておきながら何ですが、この表現はちょっと具体的ではないなと思っています。
  • リラックスするというのはどういうことか?
  • 集中力が上がるというのはどういうことか?

この2つを明確にしておきたいと思います。

 

リラックスした状態というのは、「不安がない状況」と言い換えることができると思います。

それはどのようにして実現するかというと、「頭の中だけに情報がある状態をなくす」ことです。

つまり、頭の中でグルグル回っている情報を全部書き出してしまうのです。

 

それらの情報は頭の中に「記憶」として残りますが、記憶はいつか忘れてしまうという不安がつきまといます。

もし自分がその記憶を忘れたとしても、書き出しておけばその情報自体がなくなってしまうことは無くなります。

つまり、「忘れる」という不安をカバーしてくれるわけです。

 

集中力を高めるというのは、上記でまさに説明した「他に目が泳がないようになっている」ということです。
言い換えれば「見なくてもいいものは見られないようにしておく」ということで実現できます。

 

まとめ

ということで、まとめると以下のようになります。

  • やるべきこと以外は、見えなくしておく。
  • やるべきことは、分かりやすく具体的に。

 

この記事の内容が皆さんのお役に立てれば幸いです。

 

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