所要時間の見積・見込みが甘い人のための仕事術【仕事術図鑑】

こんにちは!小鳥遊です。

皆さん仕事をやっていて、「このくらいで終わるだろう…」という予想が外れて、想定外に時間がかかってしまうこと、よくありませんか?

そんなこんなで「おちおち仕事後の予定も入れられない」「帰宅時間も伝えられない」そんな悩みを抱えていないでしょうか?

 

今回は、そんな「所要時間の見積・見込みが甘く、仕事が終わらない」という悩みにお答えします!




動画・音声で内容を知りたい方へ

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解説動画(YouTube)

 

音声解説(stand.fm)

【仕事術図鑑#3】所要時間の見積・見込みが甘い人のための仕事術

 

見積もり時間は最低〇倍

例えば「あの件どうなってる?」と、上司から今やっている仕事に関する報告を求められるとします。

このとき、「報告だけなら5分くらいですぐできる」と思って軽く考えてしまいがちです。

 

でも、いざ取り掛かってみると、

  • 記録がない
  • メールの履歴から見つけるのしんどい
  • 人に聞こうと思っても、お目当ての人は会議で席を外している

 

結局、5分でできると思っていたのが1時間ぐらいかかる。

そういった事って結構「あるある」ではないでしょうか?

 

そして、そんな経験を繰り返す自分にほとほと愛想を尽かすというか、落ち込んでしまいがちではないでしょうか?

 

そうならないようにするためにはどうしたらいいのか?

「言われた時にすぐに返答できるように、ちゃんと記録を残しておく」のが正解なんですが、最初からそれをやろうとするとハードルが高いです。

 

まずは、そういうときに時間がかかってしまう自分なんだと認めるところから始めると良いかと思います。

私の場合、具体的にはそのとき思い浮かんだ見積もり時間を最低2~3倍に設定するようにしてます。

 

実際にそれだけ時間をかけなきゃいけないわけではありません。
あくまで、自分の心構えとして多めに時間を見積もっておくと、スムーズに進むような気がするんです。

 

「現実をみる」のが重要

実は相手にとっても良い

ここで、ひとつ関門があります。

例えば10分でできそうと思ったことを「30分時間をください」と言えるかどうか?

「10分でできます」と言いたい自分を抑えられるかどうか?

 

そこはグッと堪えて欲しいと思います。

 

結果20分かかったとしたら、「10分でできます」か「30分時間をください」のどちらが相手が助かるでしょう?

 

それはもう後者一択ですね。

 

このやり方は、決して自分勝手なものではないと考えています。

相手、ひいては全体にも良い影響があることが多いと感じます。

 

真面目な人ほど…

ところが!

真面目で頑張り屋な人ほど、見積もり時間って短くしがちなんです。

 

時間を短く見積もること自体は、決して悪いことではありません。

むしろ、すごくいい心がけです。

 

しかし、その結果どういう状況になるか

 

仕事って、引き受けた時が一番意欲が高いことが多いのですが、いったん手を付けると「あ、これすぐに終わらないやつだ」と現実に引き戻されてハッとすることになります。

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「なんで、自分はこの仕事をすぐに終わらせられると思ったんだろう?自分はスーパーマンじゃないのに…」

でも、また同じようなことの繰り返しで、自分の時間の見積もりの甘さにいつも苦しめられる。

そんな状況ではないでしょうか。

 

自分はスーパーマンなんかじゃない心から思うためにはどうしたらいいか。

それは、現実を見ることです。

現実とは、「『5分くらいで終わる』と思っていても、メールの履歴を見たり誰かに聞いたりして30分かかってしまったという事実です

そうした現実を直視していくと、短く見積もる自分の傾向もだんだん抑えられるようになってきます。

 

そうした記録や経験をもとに、依頼された仕事を完了させるには、どんな手順が必要なのかを書き出していく。

そうすると、その現実を可視化することができるので、無理なく仕事を進められるようになっていきます。

 

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自分なりの仮の手順を書き出す

ところで、この「仕事の可視化」ですが、さらにメリットがあります。

突然ですが、「マインスイーパ」という、ブロックの下にある爆弾を踏まずにブロックをなくしていくというゲームがあります。

 

 

このゲーム、例えば爆弾がない一帯の端っこのブロックをクリックすると、その一帯のブロックがバババッと一斉になくなるときがあるんですね。

 

 

それと同じで、ある程度手順を書き出して可視化していくと、「あ、この先仕事の終わりまでは予想がついた!」という、視界が開ける瞬間があらわれます。

 

まるで、マインスイーパのブロックが一斉になくなるような感じです。

 

そういった意味でも目的達成するまでのすべての手順を書き出す」というのをお勧めしています。

 

まずは自分なりの仮の手順を書き出していく。

で、間違っていたら軌道修正する。

この繰り返しが「これをやれば確実に仕事が終わらせられるという安心感をもたらしてくれます。

 

そのための第一歩として、とにかくまず最初の一手順から手をつけてみるのは、とても大事です。

 

まとめ

ということで、まとめると以下のようになります。

  • まずは自分はスーパーマンではないと思えるようになるのが大事で、そのために必要なのは自動的にふっと思い浮かんだ見積もり時間を2〜3倍する。
  • 「自分が抱える仕事が終わるまで、どれぐらいかかるのか」という不安感はずっとつきまとうので、ちょっとでもいいので自分なりの仮の手順を書き出し、手をつけてみる。

 

この2つをしてみることで、時間の見積もりのスキルがアップしていくんじゃないかなと思いますので、是非やってみてください

 

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