タスクシュート【タスク管理キーワード辞典】

ひばちです。
今回はタスク管理用語「タスクシュート」について説明します!

タスクシュートとは

「タスクシュート(TaskChute®)」は、大橋悦夫氏が開発したタスク管理ツールです。

また、その背景にある時間管理の理論のことを指します。

 

タスク管理ツールのことを指す場合は、英字表記で「TaskChute」、理論のことを指す場合はカタカナ表記で「タスクシュート」もしくは「タスクシュート式」「タスクシュート時間術」と呼ばれます。

 

TaskChuteは、大橋悦夫氏が仕事を管理するために作成したExcelシートが原型にあります[参考]

これは、依頼された中~長期に渡るプロジェクトに対して、「1日どれくらいの配分で進めれば、納期までに無理なく終わるか」の計画を立てるために作成されました。

 

その後、TaskChuteは一般公開され、iPhoneアプリの「Taskuma」や、クラウドアプリの「TaskChute Cloud」が登場しています。

 

 

タスクシュートの特徴

タスクシュート式の時間術は、以下のような特徴を持っています。

  • 1日1シートで管理する
  • 行動の記録を取ることから始める
  • ルーチン化に焦点を当てる
  • 日次レビューを軸にする
  • 確実にできることだけをリストに入れる
  • 上から順番に処理する
  • 時間帯のコンテキストであるセクションを活用する

 

1日1シートで管理する

タスクシュートは、「その日の1日分のタスク」を1シートで管理していきます。

そして「これからやるタスク」と「ここまでやったタスク」を区別せず、一元的に管理していきます。

 

タスクシュートでは、1分程度で終わるようなかなり小さなタスクも扱います。

また、所要時間を重要視しており、基本的にすべてのタスクの所要時間を見積もっておきます。

 

そうすることで、原型に合った機能と同様に「すべてのタスクが終わる時間」を確認しながら、タスクを進めていくことになります[参考]

 

行動の記録を取ることから始める

タスクシュートは、多くのタスク管理ツールと異なり「これからやること」や「やろうと思っていること」を書き出すことから始めるのではなく、「やったこと」「今やっていること」を記録することからスタートします。

これを「ログを取る」と言います。

 

ツールのTaskChuteを使用して記録するのは、以下のようなものです。

  • タスク
  • 作業の開始時間
  • 作業の終了時間(実際に掛かった時間)
  • 感想、評価

 

ツールでは、開始時間と終了時間を入力すると、自動的に所要時間が計算される仕組みになっています。

また、所要時間の見積もりを入力しておくことで「実際にタスクを処理し終えるのは何時になるのか」も自動計算されます。

 

車のナビのようにタスクの最終終了時間を確認しながら、タスクを処理していき、記録を残していくことになります。

 

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繰り返しに焦点を当てる

仕事や生活の中で、上記のような行動の記録を数日間取り続けていくと、「繰り返し行っている行動」がいくつもあることが分かります。

 

TaskChuteでは、繰り返されている行動について「どれくらいの頻度で」「どれくらいの所要時間で」「どの時間帯で」繰り返されているのかを設定し、予め登録しておくことができます。

これを「リピート化」「ルーチン化」と呼び、ルーチン化されたタスクを「リピートタスク」と呼びます。

 

「記録を取ること」と「ルーチン化」を繰り返していくと、日常的に行っている多くのタスクがルーチンに変わることになります。

 

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日次レビューを軸にする

タスクシュートのレビューは、基本的に毎朝行います。

この毎朝のレビューを日次スタートと呼びます。

 

この日次スタートの時間では、以下のようなレビューを行い、今日一日の計画を立てていきます。

  • 完了済みタスクを確認する
  • 着手した未消化タスクを確認する
  • 着手予定のタスクを確認する(ルーチンタスクを含む)

 

結果的にTaskChuteの画面に表示されるのは、「リピートタスク」「今日やる予定のタスク」になります。

全てのタスクの所要時間を見積もることで、何時にタスクが終了するかを確認しながら実行していくことになります。

 

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確実に実行できることだけをリストに入れる

タスクシュートは、「やるかも知れないタスク」や「いつかやるであろうタスク」は扱いません。

確実にやると決めているタスクのみを扱います。

 

「いつかやる」タスクは、タスクシュートから見ると「日々タスクを実行していく中で、現実的に取り掛かる余裕がなく、零れたタスク」という扱いになります。

 

上から順番に処理する

タスクシュートは、基本的に上から順番にタスクを処理していきます。

並んだ順に処理していくため、優先順位をその都度考えることはありません。

TaskChuteに並んだタスクは、今日やる予定のタスクのみ表示されているため、優先度が高いタスクであっても、そうでないタスクであっても、どんな順にやっても同じだからです。

 

時間帯(セクション)を活用する

タスクシュートは1日単位でタスクを扱うことになりますが、時間帯で区切りを付けます。

「8:00~10:00」「10:00~12:00」といった形の時間帯を区切りを「セクション」と呼びます。

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タスクシュートでは、タスクの終わる時間を確認しながら処理していきますが、退勤時間や1日の終了時間のみではスパンが長いため、中間地点を設ける意味合いもあります。

 

参考書籍