今回はタスク管理用語「タイムトラッキング」について説明します！
タイムトラッキングとは
「タイムトラッキング（Time-Tracking）」とは、「行動や作業に費やした時間を記録すること」を指します。
また、そういった機能を持ったツールを「タイムトラッキングツール」と呼びます。
元は、勤怠管理や給与計算に用いられたタイムシートが原型にあります。
タスクに費やされた時間を記録することで「何にどれくらい時間が掛かっているか」を把握し、時間を無駄にする原因や改善点を見つけ、生産性を向上させるために活用されます。
また、作業と時間の記録は、他者への進捗報告としても活用されます。
タイムトラッキングの方法
タイムトラッキングは、一般的に、以下の情報を記録していきます。
- 作業（行動）の内容
- 開始時刻
- 終了時刻
タイムトラッキングを行うためのツールは、以下のようなものがあります。
紙のメモ
紙やメモをデスクに置き、作業ごとに手書きで書き込む方法です。
最もシンプルな方法ですが、計算や分析も手動になります。
スプレッドシート
Excelなどを立ち上げておき、作業内容と開始時刻と終了時刻を記録していく方法です。
ショートカット（Ctrl + ：）で現在時刻を入力します。
生のデータを扱うことになりますが、表計算により柔軟に分析できることが利点になります。
TaskChute®はこの手法を取っています。
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専用のソフトウェア
専用のアプリを使う方法です。TogglやFocus To-Doなどがあります。
また、一部のタスク管理ツールでも可能な場合があります。
アプリによって、分析や視覚化に特徴があります。
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タイムトラッキングの効用
ピーター・ドラッカーは「成果を上げる第一歩は、時間の使い方を記録すること」と著書で述べています。
彼の著の中で「実際にリアルタイムでその時々を継続して記録し、結果を見て、日程を再検討して組み替えていくこと」が、成果を上げるには必要だとされます[1]。
また、記録をつけることで、時間をどう使っているかだけでなく「職場で誰が失敗しそうか」「どの職務に援護が欠けているか」「どれだけ時間を無駄にしているか」などを見通す力が付くとされます[2]。
記録に焦点を当てて考えると、「記録の先取りがタスク」という考え方もあります。
タイムトラッキングする前提で、元々行うことが分かっている作業については、記録の準備をしておくことがあります。
その考え方でいけば、タスクは「残す記録の一部を、先に書いておくこと」に該当します[3]。
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参考・引用
[1] 経営者の条件/ピータードラッカー
[2] なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣
[3] なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか？