タイムトラッキング【タスク管理キーワード辞典】

ひばちです。
今回はタスク管理用語「タイムトラッキング」について説明します!

タイムトラッキングとは

「タイムトラッキング(Time-Tracking)」とは、「行動や作業に費やした時間を記録すること」を指します。

また、そういった機能を持ったツールを「タイムトラッキングツール」と呼びます。

 

元は、勤怠管理や給与計算に用いられたタイムシートが原型にあります。

タスクに費やされた時間を記録することで「何にどれくらい時間が掛かっているか」を把握し、時間を無駄にする原因や改善点を見つけ、生産性を向上させるために活用されます。

 

また、作業と時間の記録は、他者への進捗報告としても活用されます。

 

 

タイムトラッキングの方法

タイムトラッキングは、一般的に、以下の情報を記録していきます。

  • 作業(行動)の内容
  • 開始時刻
  • 終了時刻
また、作業を行った時の「感情」や「気付いたこと」「改善点」などを記入する場合もあります。

 

タイムトラッキングを行うためのツールは、以下のようなものがあります。

紙のメモ

紙やメモをデスクに置き、作業ごとに手書きで書き込む方法です。

最もシンプルな方法ですが、計算や分析も手動になります。

 

スプレッドシート

Excelなどを立ち上げておき、作業内容と開始時刻と終了時刻を記録していく方法です。

ショートカット(Ctrl + :)で現在時刻を入力します。

生のデータを扱うことになりますが、表計算により柔軟に分析できることが利点になります。

TaskChute®はこの手法を取っています。

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専用のソフトウェア

専用のアプリを使う方法です。TogglやFocus To-Doなどがあります。

また、一部のタスク管理ツールでも可能な場合があります。

アプリによって、分析や視覚化に特徴があります。

 

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タイムトラッキングの効用

ピーター・ドラッカーは「成果を上げる第一歩は、時間の使い方を記録すること」と著書で述べています。

彼の著の中で「実際にリアルタイムでその時々を継続して記録し、結果を見て、日程を再検討して組み替えていくこと」が、成果を上げるには必要だとされます[1]

 

また、記録をつけることで、時間をどう使っているかだけでなく「職場で誰が失敗しそうか」「どの職務に援護が欠けているか」「どれだけ時間を無駄にしているか」などを見通す力が付くとされます[2]

 

記録に焦点を当てて考えると、「記録の先取りがタスク」という考え方もあります。

タイムトラッキングする前提で、元々行うことが分かっている作業については、記録の準備をしておくことがあります。

その考え方でいけば、タスクは「残す記録の一部を、先に書いておくこと」に該当します[3]

 

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参考・引用

[1] 経営者の条件/ピータードラッカー

[2] なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣

[3] なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?