こんな時どうすればいいの？「勝手に質疑応答」まとめ【2020年1月JYYs】

見通しがつかないタスクは、取り組みづらくて後回しにしがちですよね。

スケジュール感を持つと「今これは最低やっておかなきゃ！」と分かるようになり、後回しにしちゃいけないことに手をつけられるようになります。

スケジュール感を鍛えるには、是非こちらの記事を参考に。

「仮の手順」「仮の締切」を設定して見直すのが肝です。

納期意識を強くして、スケジューリングをしやすくする方法 – ForGetting Things Done

たしかに、この作業は仕事を進めるものではなく、かえって「複雑さ」が分かってしまうので、なおさら取り組みにくく感じますね。

ただ、段取りを組んで、見通しを立てることは、間違いなく先送りの可能性を低くします。

先送りには公式があり、対策としてタスク管理はとても有効です。

先延ばしの公式と、それから導かれる先延ばしを防ぐ術。 – ForGetting Things Done

「タスク管理をする」という作業は、いわば自分の中にある思考に言葉をあてがう作業＝言語化です。

言語化能力はトレーニングすれば強化できます。繰り返せばできるようになります。

言語化スキルは、タスク管理で鍛えられる。 – ForGetting Things Done

所要時間の概算、難しいですよね。

端な話ですが、未来のことなんて誰にも分からないので、正確な時間の見積もりは無理なんです。

時間の見積もりが苦手な方は、短く見積もる傾向にあります。

私もそうなので、見積もり時間は即2〜3倍することにしています。

GTDを有効活用して、一日のスケジュールを立てる。 – ForGetting Things Done

また、先延ばしにはその原因に公式があるそうなんです。

4つ要素があり、それらを1つ1つ変えていけば、先延ばしを防ぐことができるようになっていきます。

先延ばしの公式と、それから導かれる先延ばしを防ぐ術。 – ForGetting Things Done

まずはきた仕事を片付けられている点で良いと思います。

で、これからどうするか、ですね。

タスクの分解に慣れることから始めるのは良い方法の1つです。

私が意識しているのは、ストーリー化と具体的な行動として表現できているかです。

なかなか学べない、タスクに対する「切り口」について。 – ForGetting Things Done

ただ、全部のストーリーを埋められなくても、次の一手と最後の一手だけでも良いです。

それがやりやすい工夫についてこちらを参考になさってください。

適当力。安心して物事を進めるのに必要な力。 – ForGetting Things Done

きっと真面目に取り組んでいて、時間がかかってしまうんだと思います。

その良さは残していただきたいと思いつつ、2つのことを。

まずは、本当にやらなくていい仕事を「やらねば」と思っていやしないか。

それでもやるべきとされる仕事の量がそもそも多くないか。

責任感はおいといて、客観的に判断したいところです。

「時間がない」のは、「捨てられない」から。 – ForGetting Things Done

次に、手戻り、物やデータ探しなどの無駄を減らせないか。

平均的なサラリーマンは1年に150時間探し物をしているそうです。

その分が減らせればとても良いですよね。

「時間を創り出す」ことができない、と思い込んでいる人のためのタスク管理。 – ForGetting Things Done

他の人から見たらなんてことないミスも、自分の中では「やってしまったー！」と大きくとらえてしまう。

まさに自分が今でも持つ厄介な傾向です。

今でもと書きました。その傾向、今でも変わりません。

ただ、それに負けないくらい自己肯定感を積み上げた感があり、プラマイでプラスを保っているかなと思っています。

鍵は「達成感を自分で作り出す」。

達成感を自分でデザインできるようになると、自己肯定感を高め続けることが可能になります。

多少削られてもOK。そんな話をこちらでしていますのでご参考までに。

達成感をデザインして、自分の波を取り戻す。 – ForGetting Things Done

好きは最強のモチベーションです。

長い目で見れば慣れが解決してくれると思います。

でも、少しずつ嫌いになっていくのは食い止めたいですね。

まずは自分用に特別にカスタマイズされた業務マニュアルを作ってみると良いと思います。

タスク管理で日々の業務の記録を取れば即マニュアルになります。

好きな仕事が今できているのは素晴らしいので、是非好きのままでいられるよう。。

仕事を段取りに分けるメリット – ForGetting Things Done

チェック漏れは「チェックする」という手順をあらかじめ入れると、少なくとも「チェックする」のを忘れることはなくなります。

私の例ですが、契約書の内容確認を終えて担当者に返答した後に、条文番号が飛んでいたということがありました。

会社の法務担当としては初歩の初歩、かなり恥ずかしいチェック漏れでした。

もう間違えたくない！と、基本的なことを再度チェックするという手順をツールに追加しました。

「間違えないよう頑張ります」を具体的な改善行動に落とし込む – ForGetting Things Done

ピリピリオーラをコントロールするのはかなり大変です。

そんなときは諦めて漂わせるに任せてみるのもアリかと。

ピリピリから脱したときに「さっきピリピリしててごめん」と言いつつ、平常時はむちゃくちゃ愛嬌振りまいておけば、憎めない人として受け入れてくれたり。

私の知っている範囲で、そんな人は結構います。

それとは別の方法として、テンパりそうなときほど、仕事を丁寧にするというのを私はやることがあります。

悪くないです。

疲れているとき用の一日をデザインする。 – ForGetting Things Done

失敗を繰り返して「気にしないで」と言われても、どうしても気にしてしまいますね。

私はそれで勝手に落ち込んでいってしまいました。

失敗は失敗ですが、それは次に成功に繋げれば成功へのプロセスになります。

失敗を生かすということです。

失敗を生かすには、まず記録。

そして次に同様のタスクをするときに、より間違わないよう記録をもとに自分を誘います。

そのときの臨機応変な判断ではなく、あらかじめレールを敷いておくのです。

「気をつける」程度ではなく、確実に自分を失敗しない方向へ導く道しるべが目の前に可視化されていることが必要です。

私はこんな感じで対策してます。ご参考までに。

「間違えないよう頑張ります」を具体的な改善行動に落とし込む – ForGetting Things Done

期限のない仕事に対しては、次のどちらかだと私は考えています。

そもそも期限がないなら、やらなくても支障はないですね。

だからまず①を考えます。

他の仕事をやってもなお時間が余ってしょうがないなら②をします。

仮にでもいいので期限を設定すると、段取りは組めるようになります。

「仕事は緩急つけて」とよく言います。

具体的には「仕事をやらない」選択肢も視界に入れることかと。

「やる／やらない」の判断基準として、締切の有無は分かりやすいです。

仕事の進め方は、次の2つが言えると分かるようになります。

「最後に何をして終わるか」ですが、大抵はその仕事を依頼してきた人に何かを渡したり送ったりして終わります。

「まず最初に何をやるか」ですが、それが分からないというときがあります。

それはもしかしたら「考えついていない」のではなく「無視してしまっている」のかもしれません。

何をやればいいのかと上司や同僚に聞くのも立派な第一歩です。

これを繰り返しやれば、仕事を進められるきっかけになるかと。

ちょっと違う事例なので参考になるかどうかは分かりませんが、こんな記事を。

言語化スキルは、タスク管理で鍛えられる。 – ForGetting Things Done

超人的にキーボードの打鍵が速いとかでなければ、本来仕事のスピードの速い遅いは、大して変わらないと思います。

にもかかわらず、仕事の速い遅いがあるのは、目的までの最短距離で仕事をするかしないかだと私は考えています。

タスク管理が生み出す余裕 – ForGetting Things Done

「仕事が速い人がいる」のではなく、「仕事を早く終わらせる方法を知っている人がいる」ということだと思っています。

副業も会社も仕事も「締切までに、請け負ったことを完了させる」という意味では変わらないと思います。

仕事の目的と締切を自分で決めるにあたり、ハードルの高さを感じると思います。

ギチギチに組まないよう気をつけつつ、ある意味エイヤッと決めてしまえば、案外やれます。

スケジュール感は「仕事の目的と手順を明確にして」「それら全てに締切を設定して」「実現可能か見返す」ことで鍛えられます。

納期意識を強くして、スケジューリングをしやすくする方法 – ForGetting Things Done

段取り力を鍛えるのは、ひたすら段取りを書き出して実行しては直すことだと思います。

毎日何回も反復練習して段取り筋を鍛える、という感じです。

鍛え方ですが、いきなり自分だけで完璧に段取りをしようと思うと、そのギャップに落ち込みがちです。

まずは、自分なりの段取りを先輩などにコーチしてもらうと良いと思います。

仕事が出来る人は段取り能力がある。その能力を身に付けるには。 – ForGetting Things Done

さらに、「具体的な次の一歩」を書き出すこともあわせてやると良いかと。その一歩一歩が段取りになっていきます。

タスクペディアは、とりあえず少し進める、がやりやすい。 – ForGetting Things Done

よーく分かります！

メールの通知や周囲の話などにも反応してしまって、一向に仕事が進まないという経験よくあります。

「準備と実行を分ける」が鉄則です。

私の場合、具体的にはタスク管理ツールへの入力をしてから仕事に着手する、ということです。

特に休み明けは気を付けています。

急がば回れ、長期休暇明けは特に。 – ForGetting Things Done

そして、実行中も他の仕事に気を取られてしまったりするので、気が逸れないよう集中できるようなタスク分解を心がけています。

「時間を創り出す」ことができない、と思い込んでいる人のためのタスク管理。 – ForGetting Things Done

仕事の「マルチタスク」は、パソコンのような同時並行処理ではありません。

マルチタスクをこなしている人をよく観察していると、複数タスク間の小さな作業を入れ替わり立ち替わりし処理しているだけなのが分かります。

複数の料理をいっぺんに作るときを思い出してください。

野菜を切りながら鍋の中はかき混ぜられません。

マルチタスクは、実はシングルタスクの連続なのです。

これができると、優先順位もつけられ、仕事のスピードに慣れるかと。

マルチタスクに怯まない度胸 – ForGetting Things Done

割り込みタスクはどうしても発生するので、それでもなるべく平常運転ができるようになるのが良いかと。

そこで、割り込みタスクが発生するのをあらかじめ想定して、予定に余白を残しておくのをおすすめします。

GTDを有効活用して、一日のスケジュールを立てる。 – ForGetting Things Done

そして、割り込みタスクがきても慌てず焦らず、ツールに入力しては実行するという流れを守ると、私は安定して仕事ができるなと思っています。

割り込みタスクという伏兵にも継続して勝ち続けるには。 – ForGetting Things Done

誰でもたくさんの仕事を抱えつつやってるんですよね。

ある仕事をやっていたら、知らぬ間に別の仕事が火を噴き始めたりします。

空からの視点と地面での視点の両方を切り替えながら進めるしかないのではないかと私は思います。

具体的には、全タスクの一覧と、各タスクの詳細がリンクしつつ切り替えられる仕組みがあると良いです。

タスク管理支援ツール「タスクペディア」はまさにその仕組みなのですが、同じような仕組みを作れれば紙でもなんでも良いです。

自作タスク管理ツールのポイントは、４つと５つ。 – ForGetting Things Done

多分、コミュニケーションを「うまく」とる必要はないです。

自分にとってうまくコミュニケーションがとれた状態とは？と考えてみると、案外分からないものですし。

少なくとも仕事場では、映画やドラマのようなやり取りはあまり起こらず、淡々としているものだと、私は感じます。

その「淡々」レベルで良いのだと、ハードルを下げてみるのもありなのではないでしょうか。

「淡々」レベルとは、具体的には報連相ができること。

そのために使える公式があるのでご紹介します。

上司への報告は、タスク管理ツール通りに、機械的に。 – ForGetting Things Done

おそらくその原因は、次の2つではないかと思います。

考えすぎているのは「これを聞いたら怒られるんじゃないか」と思っていたからだと私の経験上思います。

聞きたいことがあれば、聞けば良いと割り切るのが大事かと。

仕事場でのコミュニケーションの目的は「単刀直入」ではないか – ForGetting Things Done

また、気持ちに余裕を持てば、焦りはかなり抑えられます。

脳内メモリを解放して、想像力を働かせる余地を自分に作ってあげる、というやり方です。

タスク管理で気遣いができる人になる。 – ForGetting Things Done

気になりますよね。同期が一足早く出世したり。

比較対象を過去の自分にできれば良いのですが、それができないこともありますね。

そうであれば、会社（今の組織）の外に目を向けてみましょうか。趣味のサークル、地域の集まりなど。

1つの価値観の中だけで生きていると、そこで上位にいけなければ辛いだけですが、社外に第二第三の居場所を持つと、「だから何？」と考えられるようになります。

ところで最初に書いた「過去の自分を比較対象とする考え方」ですが、たとえばこんな考え方があります。

心理的安全性を守るためのタスク管理 – ForGetting Things Done

できれば、苦手な人とは距離を取りたいですよね。

そんなときは「これをしないと仕事が進まない」と思える状況にするとやりやすくなります。

「仕事を完了させる」と「苦手な人に話しかける」だと、前者が大事ですね。

仕事完了するためには、まずあの苦手な人に話しかけることが必要だ！と思えれば、重い腰も上がりやすいのではないかと。

ある仕事を始めてから完了するまでのプロセスに「苦手な人に相談する」があるとき、その流れに必然性が感じられるようにする。

つまり、一連のストーリーを作れるようにタスクの段取りを組めるようになると良いです。

労働生産性を上げたければ、ストーリーテラーになろう。 – ForGetting Things Done

この２つを日常的に周囲へ知らせると良いかと思います。

そのためには、くどいくらいに報連相をすると良いです。

「おっ、やってるな」「ああ、やってくれたんだな」と知らせることができます。

結果的にこれが自分の仕事のアピールになります。

そのアピールにも方法があり、あまり要領を得ないと逆にイライラさせてしまいがちです。

イライラさせない報連相のコツはこちらです。

上司への報告は、タスク管理ツール通りに、機械的に。 – ForGetting Things Done

対策として次の2つをおすすめします。

箇条書きにまとめる習慣を持つことで、頭の中の思考も箇条書きになり、説明しやすくなります。

クローズドクエスチョンとは、「はい／いいえ」や選択肢を選ぶだけで答えられる質問のことです。

相手が答えやすくなります。

まずはこの2つを意識するだけでかなり分かりやすく伝えられるようになります。

さらに、タスク管理をするツールを利用して、こんなことも。

報・連・相をきれいに行うためには、タスク管理ツールが必須である。 – ForGetting Things Done

極端な話、いつの時点でも「分かりました」と言っていいです。

後で聞くのも悪いことではありませんし。

ただ、あえて言うとすれば、

上記に全部当てはめられれば確認終了と考えて良いと思います。

それらをぎゅっと凝縮するのが「仕事タスクの名付け」作業です。

たかがタスクの名前ですが、侮れません。

タスクの名前は、タスクが完了した状態の要約にする – ForGetting Things Done

ちょっと困っちゃいますね。

言った言わないは解決できないことが多いので、時間の浪費にしかならなかったりします。

「そんなつもりじゃなかった」「言ってない」とならないためには、「具体的に言語化」して「記録する」のが強力です。

「曖昧表現が苦手」は強み！ – ForGetting Things Done

ただ、相手と敵対関係になってから刀を抜くのではなく、最初からお互いの合意をとっておくのを強くおすすめします。

仕事の依頼には最初に具体的なアウトプットを提示する – ForGetting Things Done

評価されてその立場になっているのですね。

仕事の進め方の共有をおすすめします。

部下がどのように・どのくらい仕事を進めているか。

隣にいたとしてもあまり分からないものです。

頭の中を覗きたいくらいですよね。

その頭の中を覗く方法が、仕事のタスクを管理するツールを共有（または同じツールを使う）することです。

コミュニケーションコストもかかりませんし、なぜかしら一体感があるので楽しくなります（私基準ですが）。

就労移行支援事業所での感想「仕事を共有するって楽しい」 – ForGetting Things Done

覚えられない→ますます聞くのが怖くなるというループに入ってしまうとなかなか抜けられないですよね。

仕事を覚えるというのは、その作業を繰り返すことでできます。

まずは一回はやり方を聞くことと思いますので、そのときは「その仕事をやる」ではなく「やり方を記録する」と考えると良いと思います。

記録したメモなり何なりをもとにやってみて、おかしければ聞く。

「ここが分からないんですが…」と特定して聞けば、相手も答えやすいです。

言われたことをメモする。メモを修正する目的で聞く。

これなら、必要以上に怖がることなく仕事を覚えられるのではないかと思います。

めっちゃ分かります。

で、これは大事なことなんですが、

実はこの先には（私だけかもしれませんが）「休職」が待ち構えていました。

日常の延長線上なんです。いつのまにか到達してしまうんです。

だから、とても慎重に、少しマジに対策を打つのをおすすめします。

不安になってしまうのを避けるには、ひたすら「これはできる」と思える細かい作業を大きなタスクから切り出して目の前に置くことです。

メンタルブロックをタスク管理で外す仕組み – ForGetting Things Done

他人のために頑張れるという感覚、分かります。

仕事を進めるための強力なモチベーションになります。

本質的に「自分のための仕事」は存在しないと私は考えています。

自分のためのように見えていても、他人のためと考えることが可能です。

特に会社などの組織に属していれば、まったく他人が関わらない行動をすることは不可能といっていいと思います。

「これは他の人のためにやる」と考える方法は、「なんのためにやるか」を明確にする（言語化する）ことです。

関連する話をこちらの記事でしているのでご参考までに。

その仕事は誰の役に立っているのか。 – ForGetting Things Done

仕事にやり甲斐がなかったりしてモチベーションが上がらないことはありますね。

仕事は食うため、それ以外の活動、例えば趣味や家庭生活などにやり甲斐を見いだす方法もあります。

副業解禁の流れもあり、複数の仕事に依存する働き方もあります。

ただ、せっかく勤めている会社があるなら、そこで少しでも多くモチベーションを上げたいですよね。

可能であれば、その会社の上層部、できればトップに、今考えていることや理念を聞いてみると良いかと。

会社の事業などに興味を持てたりするかもしれません。

私は、今の会社の代表の考えていることや理念を直接聞く機会があり、共感したので会社で働くモチベーションが上がりました。

ご参考までに！

パワハラは心に直接大きな影響を与えるから厄介ですよね。

パワハラを受けても大丈夫な強靭なメンタルの作り方は残念ながら分かりません。

パワハラを受けても自信を失わない、少なくとも物事を進められるようにしておくのが良いかと。

自信を失わない技術はこちらの記事を。

達成感をデザインして、自分の波を取り戻す。 – ForGetting Things Done

そして、どんな状況でも物事を進められる仕組みについてはこちらの記事をご参照ください！

睡眠時間1時間！果たしてタスク管理はできるか！？ – ForGetting Things Done

取り組み始めていること、とても素晴らしいと思います。

あとはどれだけ拡張するかだと思います。

時間的な拡張。時間を重ねてタスクを相当数こなすことで自信が生まれてきます。

タスク管理の範囲の拡張。

また、突発タスクにもできるだけタスク管理ツールに書き加えてから対応を開始するのを徹底すると、より目の前の（細分化された）作業に集中できます。

可処分リソースの拡張。これとても大事です。

時間的・精神的余裕が生まれたら、そこにタスク実行をねじ込まずに、あえて空白（休憩・何もしない）を入れます。

適切にタスク管理をしていれば、あとは体力の問題です。

絶えず周囲に気を配っていると、すごく気疲れしてしまいますよね。

頭の中いっぱいに広がった無数の仕事・仕事・仕事。

次はどれをやる？他に何かやらなきゃいけないのがあるんじゃないか？と、まるでウォーリーを探せを常にやりながら、次にやるべきことを見つけ出すような状態になっているのだと思います。

まさにタスク管理の真骨頂を生かす状況です。

以前、こちらでプレゼンをしたときの記事が参考になるかと思います。

メム発達トーク@ごちゃまぜcafeメム イベント登壇してきました。 – ForGetting Things Done

とても分かります。私もよく陥ります。

タスクペディアであるとないとにかかわらず、タスク管理ツールに入力するときに私たちは（目を背けたいと無意識に感じている）業務タスクに真正面から向き合っています。

そのプレッシャーが、ツールへの書き出しへの抵抗感となって向かってくるのだと私は考えてます。

どうすればいいか。

オススメは「自分でも焦れったいくらいにツールに丁寧に入れる」です。まずはそれだけ考えてください。

準備のことだけ考えて、その後に来る実行のことは頭から外してみてください。

タスク管理ができない状態は相当ですね。

しかも、心ない言葉の追い討ちで、かなりのショックだったと思います。

どちらかで変わってくるかと。

①なら合うツールを手当たり次第探すのが王道ですね。

タスクペディアでとりあえず自分の中のタスク管理思考を養ってから探すのもおススメです。

②なら、可能であれば環境を変えたり、さらなる居場所を作ったりすると良いです。可能であれば。

一番避けて欲しいのが「自分はダメかもしれない」と自己否定することです。

自分の人格ではなく、自分の行動を変えるというアプローチでいくのをおすすめします。

私にとって「これだ」と思うマニュアル作成方法があります。

自分の行動の記録をそのままマニュアルにするのです。

その仕事をやってみて、その手順を記録。

それらを時系列順にまとめれば、少なくとも自分にとって最高のマニュアルができあがります。

さらに、他の人にそのマニュアルを見ながら同じ仕事をしてもらい、分からないところを補完すればより良い内容になります。

タスク管理は「自分マニュアル作り」という側面があります。

自分の仕事の進捗を管理しながら、なおかつマニュアル作りもできる。一石二鳥です。

面倒くさい引き継ぎ、タスク管理であっという間に。 – ForGetting Things Done

ルーチンワークは、同種同様のタスクを繰り返してこなすことで「ルーチン」になります。

最初から「ルーチンワーク」を目指す必要はないです。

タスクごとに具体的な作業を目の前に置き、実行してはまた次の作業を置き、を繰り返すだけに集中すると良いと思います。

くどいようですが、あまりルーチンさを意識せず、結果的にルーチンになっていた…くらいの気持ちで取り組むのをおすすめします。

結果的にルーチンになったとしても、そうでなくても、自分で設定したタスクを実行して完了させれば、「自分との約束を守った自分」になることができ、自分を信頼＝自信が増えます。

タスクをこなす自信をつける好循環を生みます。

この優先順で管理するといいと思います。

仕事以外のやりたいことは、極論、管理しなくても進みます。

管理不行き届きによる試行錯誤も楽しめます。

なので、まずは仕事か仕事以外かで分けると整理しやすくなると思います。

その前提として、やるべきこと・やりたいことを全部いっぺんに書き出してリストにできれば最高ですが、難しければ「思いつくたび」「発生するたび」にリストに書き加えるでも十分です。

この2つができないと特定して把握できているのが良いなと思います。

順番をつけるとすれば、タスク分解→優先順位付けで慣れていくのがおすすめです。

というのも、優先順位を付けられるようになるには、タスクを分解できている必要があるからです。

タスクを分解して、目の前に「次に取るべき具体的な行動」を並べて、そのどれを選択するかが優先順位付けです。

着手する前にタスクを分解して、分解されたサブタスクをざっと見て、次にやることを決める。

これを徹底すると、仕事が進めやすくなります。

徹底するところがミソです。すぐに実行したくなっても、「急がば回れ」です。

急がば回れ、長期休暇明けは特に。 – ForGetting Things Done

分割すると興味が薄れるの分かります。

こんな記事を書いていますのでご参考までに。

タスク管理は「やりたくない」を変えられない。 – ForGetting Things Done

ただ、仕事となると「やらなきゃ」という場の作用があります。

「タスクを書き出したり分割する時間をとる」と合わせれば、プロジェクトを小分けにして仕事が進めやすくなります。

衝動性に対抗するタスク管理 – ForGetting Things Done