こんな時どうすればいいの?「勝手に質疑応答」まとめ【2019年11月JYYs】

こんにちは!小鳥遊です。

自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」開催にあたり、事前にいただいた質問に回答する「勝手に質疑応答」企画をTwitterで行っております。

今回は、2019年11月実施回にて、企画内で回答した仕事の悩みに関するQ&Aをまとめました!

 

 

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仕事の先延ばしに関する悩み

メールや原稿などを書くのに他に気が持っていかれて気が重くなってついつい後回しにしてしまいます。集中できるようになりたいです。

集中した状態になって一気に書き上げたいですよね。

 

そんな状態を作り出すためには、まず「コントロール感を持つ」そして「リラックス」することです。

  1. まず気が散りそうな「他のタスク」を全部把握して、それら全てについて「次にやる具体的な作業」を書き出して、全部のタスクを手中に収めている感(コントロール感)を得る
  2. コントロール感を得ることで余計な場所に気が持っていかれず安心する(リラックス)

 

これにより「自分はこの作業(メールなど)をやっていて良い」と思えて集中できるようになります。

 

進め方のわからない仕事は保留にしてしまい、どんどん溜まっていき締切間際にあわててしまいます。

進め方が分からないと考えるときは、先の先まで考えようとしてしまっていることが多いです。

 

まずは次の一手。

それが終わったらまた次の一手と少しずつ進むことはできると思います。

 

うまくタスクの分解をして「自分でもできる」と自分に思わせることが、仕事を溜めずに進めるコツです。

タスク分解の流儀 – ForGetting Things Done

 

タスクの先延ばしで精神的なストレスを常に感じていて、それがさらにパフォーマンスを下げてしまいます。

先延ばしは永遠のテーマですね!先延ばしには公式があるのはご存知でしょうか?

 

この記事をお読みくださいませ!

先延ばしの公式と、それから導かれる先延ばしを防ぐ術。 – ForGetting Things Done

 

そして、動画でも解説しております。

公式の詳細解説とその実践方法は25:46からです。

仕事を後回しにしてしまうことと、常に不安感がつきまとうことが悩みです。

いずれも、自分にとっての大きなテーマでした。

後回ししてしまう仕組みはこちらに説明してあります。

特にタスク管理でコントロールしやすい「期待」「期間」を変えるのがお勧めです。

先延ばしの公式と、それから導かれる先延ばしを防ぐ術。 – ForGetting Things Done

 

また、タスク管理を始めてから頭がスッキリして不安がかなりなくなったという経験があります。

こちらをご覧いただければと思います。

頭すっきりの理由 – ForGetting Things Done

 

仕事量に関する悩み

こなす仕事が多く、いつも時間に追われています。

時間に追われている感じ、嫌ですよね。もしかしたら、それは自分が作り出しているだけかもしれません。

 

それぞれの仕事のボール持ちを明確にすれば、実はそんなに抱え込まなくても良いと分かったりします。

「仕事のボール持ち」が助けてくれる – ForGetting Things Done

 

また、着手するまでの時間を短縮するだけで、つまり先延ばし対策をすることで仕事をこなすスピードがアップします。

先延ばしの公式と、それから導かれる先延ばしを防ぐ術。 – ForGetting Things Done

 

仕事を抱えすぎてテンパってしまいます。

仕事が多すぎるとたしかに何から手をつければ良いのか分からなくなって混乱してしまいますね。手を付けずにタスクの整理をするところから始める、と良いと思います。

急がば回れ、長期休暇明けは特に。 – ForGetting Things Done

 

タスクの整理中に、つい手をつけて仕事を進めてしまいたくなるときがあるかと思いますが、とにかく我慢です。

 

たくさんの仕事が一度にくると、頭の中がパニックになってしまいます。

マルチタスクになると、一気に全部を相手しなければ!と思って焦ってパニックになりがちですよね。

まず、PCのようにいくつものタスクを完全に同時に処理することは、私たちには無理だと思ってください。

いっぺんに複数のタスクをこなしているような人でも、あくまでマルチタスク「類似」の進め方をしています。

「マルチタスク」に気を付けて! – ForGetting Things Done

 

SINGLE TASK 一点集中術」という本があり、そこに詳しく書いてあります。

本を紹介している記事はこちらです。

シングルタスクを貫くことは、迷惑がかかる? – ForGetting Things Done

 

仕事上のミスに関する悩み

ミスをしないよう何度も確認しても、最終的には、(きっと気付けた)ミスが残ってしまいます。

自分だけでのチェックは抜け漏れがあるので、ミスはあって当然と開き直れると良いですね。

もちろん「ミスして当然」という態度が伝わってしまうとよろしくないので、「ここまで頑張ってやっているのに、どうしてもミスしてしまう」と周囲に映れば良いのではないかと思います。

 

「頑張り」は目に見えません。どうにかして可視化しましょう。

例えば「自分なりにタスク管理をして、こんなツールを使っている」と周囲に伝われば、少し理解してくれるのではないかと。

 

実際、私は徹底的に仕事タスクをツールに入れて抜け漏れを少なくしたところ、それでも発生する抜け漏れやミスに関しては周囲から少し理解され、何より自分がいい意味で開き直ることができるようになりました。

 

 

ミスをとても重大に受け取ってしまい、何日も引きずってしまいます。

自分もそうです。今でもです。辛いですよね。

 

頭が真っ白になったようで全然働かなくて、でもどうしようもないんですよね。

 

引きずらないようにしよう!と頑張る必要はないです。

というか、引きずらないようになるのは無理だと考えています。

 

精神的に仕事がこなせる状態でなくても、少ないリソースでこなせるようにするのが最適解かと。

睡眠時間1時間!果たしてタスク管理はできるか!? – ForGetting Things Done

 

ちなみに、かなり強い言葉で攻撃されたときの私の様子をこちらの記事に書きました。

打たれ弱い自分が、それでも通常営業を続けられた日 – ForGetting Things Done

 

不注意によるミスが多く信用を失っていて、ミスをする自分に自信がもてません。

不注意は止められないですよね……。私もどうしたらいいんだろうと頭を抱えてました。

まずは抜け漏れをしないようにしようと「全部の仕事」を書き出すところから、私のタスク管理との付き合いが始まりました。

 

もちろん、いきなり最初から全部はハードルが高いかもしれません。まずは思いつく限りから始めるといいです。

全てのタスクを書き出す、という無茶振り – ForGetting Things Done

 

「自分は不注意でミスをするものだ」と諦めて、「じゃあどうすれば良いか」と考えると道はひらけます。自信もつきます。

 

ただ、そのための努力(タスク管理を継続すること)は必要なので、面倒くさいですが、ミスで信用を失うことと比べたら些細なものだと私は思って毎日ツールに入力し続けています。

 

仕事の進め方に関する悩み

仕事の段取りをつけることが苦手で、次はどの仕事をするべきなのか、さっき処理した仕事は本当に今やるべきだったのか」と悩みながら仕事をしています。

完全にその苦手感を取り去るのは難しいですが、近づく方法はあります。

まずはやるべきタスク全部を書き出すのが大事です。

すべてのタスクの中からこれを選んだ、という事実が自身の源になります。

 

また、その中から待ちの状態にないタスクの「今すぐやれる作業」をリスト化してその中から選ぶことも自分に自信を持たせてくれます。

 

100の中から選ぶより10の中から選ぶ方が、より選びやすいですよね。

選択肢を絞ってその中から選ぶのを繰り返すことで、それが成功体験を積み重ねることになり、少しずつ自信をつけていくことになります。

 

細かい物の管理、3つ以上の同時進行も苦手で、マニュアル通りにしか動けません。

あくまで仕事での話ですが、マニュアル通りにしか動けないのは決して悪いことではないと私は思います。

自分でマニュアルを作れば良いのです。

去年育休を取ったときに引継書を作りましたが、タスク管理ツールの内容がそのままマニュアルになりました。

面倒くさい引き継ぎ、タスク管理であっという間に。 – ForGetting Things Done

 

さらに複数タスクの同時進行は、そもそもできないのです。

仕事が早い人はよく見るとシングルタスクをタスクからタスクへ切り替えています。

マルチタスク(っぽい動き)ができるようになる3つの工夫 – ForGetting Things Done

 

文章をなかなか定形化できず、毎回作成するのに時間がかかってしまいます。

参考になるかは分かりませんが、脳内に思い浮かべる枠組みを作ると良いのかなと思います。

たとえば、こんな内容の記事を書いています。

「仕事が発生したときにまず頭の中に思い浮かぶのがツールの画面と同じ構成なんです。」

すすんでツールに脳を侵食されよう – ForGetting Things Done

 

ツールを常用することで脳内で仕事の内容(目的と手順)を構造化できれば、文章や話にして伝えやすくなる、つまり「型」ができる気がしています。

 

複数やることがある時に一つのことに集中できず、全部少しずつ手をつけて全部中途半端になってしまいます。

めっちゃいい状態だと思います。あとは、それを計画的に進められるように書き出して管理すればもうOKかと。

 

複数のタスクを並行して進める場合は、将棋の多面指しのように、対戦相手を変えながら一手一手打っていくイメージです。

ただ、仕事は盤面のように見えないので、ツールに書き出す必要があります。

 

そのときは、一手に集中すれば良く、それは中途半端ではありません。

 

すこし例は違いますが、多数のタスクを目の前にどう処理していくかについて、こちらの記事を参考にしてみてください。

気力体力が充実していないときは、仕事を終わらせない。 – ForGetting Things Done

 

意思決定が苦手で、悩んでいる時間が長いのが悩みです。

完璧な意思決定をしようとしているのではないかと思います。

aとbがあるなら、そのどちらかで長く悩むのではなく、まずは仮にaをやってみます。

ダメだったらbをやります。そこからもしかしたらcという、もっと良いやり方が出てくるかもしれません。

 

そのためには、まず一歩踏み出すことが重要です。

「行動するとやる気が出る」現象に潜む公式 – ForGetting Things Done

 

そしてその第一歩は、自分でも笑っちゃうくらい分かりやすくて簡単なものにすると良いです。

先延ばしの公式と、それから導かれる先延ばしを防ぐ術。 – ForGetting Things Done

 

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対人関係に関する悩み

注意をされると頭が真っ白になってしまい、余計ミスが増えるという悪循環になってしまっています。

キツイですね。自分もそうです。私は注意をされると頭が真っ白になるのは止められないと諦めています。

 

その代わり、頭真っ白でも仕事を続けられるようにするか、注意されないよう予防するのをしています。

 

前者は、タスク管理ツールに「次に取るべき具体的な行動」をならべてそこから選んで無心で行動するだけにする、という方法です。

「次に取るべき具体的な行動」だけを見て実行することで、少しずつ重圧から脱する。 – ForGetting Things Done

 

後者は、とにかく抜け漏れがないようにするためにタスク管理を徹底する、というものです。

不思議なもので、タスク管理を徹底して繰り返していくと、どこからか自己肯定感が湧いてきて、注意にも少しずつ適切に対処できるようになります。

 

人が話している内容の裏の意味が読み取れないという悩みがあります。

かなり極端な考えかもしれませんが、私はこれを開き直りました。その方が仕事がやりやすいのです。

 

裏の意味が読み取れないのは、空気を読まない(読めない?)のに近いと思っています。

言われた通りの理解しかできないのを開き直ると、自分も裏の含みを持たせない言い方をするようになります。

 

すると、誤解されやすい言い回しを避け、より正確に仕事のコミュニケーションが取れるようになります。

 

この特性は強みだとさえ思っています。

損することもあるもですが、トータルだと仕事にプラスになると考えています。

「曖昧表現が苦手」は強み! – ForGetting Things Done

 

自分の能力不足のために迷惑を掛けてしまいます。

迷惑をかけてしまうと、つい自分が至らないからと思ってしまいますよね。

その考えは悪いことじゃないです。

でも、もう少し自分に甘くなっても良いかと。

 

他者からの評価を気にしすぎな他人軸から少し自分をずらせるといいですね。

かと言って、極端に自分軸に振りきると、せっかく持っている性格の良い点が生かせなくなってしまうような気がします。

 

そこでお勧めなのが、他者でも自分でもない、第三の依存先です。

 

それはずばりタスク管理ツールです。ツールに依存してみませんか。

そんな内容の記事はこちら。

タスク管理ツールを使って、自分軸を取り戻す方法 – ForGetting Things Done

 

うまく報告ができないです。また、ヒアリングが下手なことで、相手の本当に言いたい内容が汲み取れないのも悩みです。

自分がうまく報告ができないときはうまくアドリブをきかせようと頑張ってしまったときでした。

報連相は、あらかじめ決まった型に必要な情報を当てはめていくだけで最低限成り立ちます。

上司への報告は、タスク管理ツール通りに、機械的に。 – ForGetting Things Done

 

また、相手の意図を汲み取れないというのも、逆に相手がきちんとした情報提供をしていない可能性もあるので、開き直って分かるまで聞いてしまうのも、私はよくやっています。

「曖昧表現が苦手」は強み! – ForGetting Things Done

 

メンタル面に関する悩み

自分の判断の良し悪しが気になって毎日精神的に消耗しています。

仕事のことでいつも「これでいいのか?」と自分に問い続けるのは結構つらいですよね。

他人軸から自分軸へ移行すると良いと思います

もっと言うと、自分軸から第三の依存先として、ツールに頼ることができれば最高です。

 

自分軸になれるか、ツールに全幅の信頼を置くことができるかすると、自分の判断をある程度他人事として見ることができるようになります。

 

休日にまだ手をつけてない業務や心配な業務を思い出して気持ちが焦ってしまいます。

これこそ私がタスク管理で解消した最大の悩みです!

この悩みがなくなると世界が変わります。

言い過ぎかもしれませんが、そのくらい大事です。

 

対処については、こちらの記事をお読みください。

会社内ではハチドリのように、会社外ではナマケモノのように。 – ForGetting Things Done

 

結局、「会社を出たら仕事のことは忘れる」は無理なので、ふとしたタイミングで仕事のことを思い出しても気にならない状態を作り出せば良い、ということだと思っています。

「会社から出ても仕事のことが頭から離れない」不安との付き合い方 – ForGetting Things Done

 

作業速度が遅いので余裕を持った期限を設定すると、上司から期限を縮められ、いつも期限に追われるような気持ちで作業をするようで辛いです。

作業速度というか、タスクを完了するまでにかかる時間を短くしたいのですよね。

PC入力が遅いなど、行動自体に時間がかかるなら、その対策(打鍵を早くする等)はあると思います。

 

ただ、手戻りが多かったり、手が止まることが多くて結果的に完了が遅くなるのであれば、別の対策が必要です。

 

例えば、早く手を付けられるようになると仕事は早くなります。

行動力の塊になる3つの秘訣 – ForGetting Things Done

 

さらに、自分の作業の進め方を一回上司の方に見てもらってアドバイスしてもらうのもアリかと。

改善策をもらうのも目的ですが、巻き込むことで上司に自分ごととして捉えてもらえるかもしれません。

 

タスク管理に関する悩み

自分なりにタスク管理をしていますが、記録に時間がかかってしまったり、焦ると記録しそびれて、そしてひとつ焦ると立て続けにミスを起こしてしまいます。

記録に時間がかかる問題はタスク管理の大きなテーマですね。自分も面倒くさいと思うときがあります。

 

そんな時にお勧めなのがパーキングロットというやり方です。

ちょっとしたこと、しかも忘れたくない、後でやろうと思いついたことをメモ程度に書き留めるというものです。

会議の議題に集中できるパーキングロット法 : 上司の心得

 

ツールに記録しなくなるという展開は出来る限り避けて、どうしたら自分は記録ができるかを考えると良いかと。

 

複数のタスクをスケジューリングをすることが苦痛でミスも多く注意されてしまいます。TODOリストの管理が難しいです。

ご自身でTODOリストとおっしゃっているので、おそらくタスク名のみ列挙したリストを元に複数タスクを進めているのではないかと察します。

それはかなり無理があります。

複数のタスクに目移りしがちですが、自分がやれるのは目の前のたったひとつの作業のみです。

その作業を連続して複数のタスク間を飛び回りながらやっていくのが複数のタスクのスケジューリングです。

マルチタスク(っぽい動き)ができるようになる3つの工夫 – ForGetting Things Done

 

これが理解できれば、マルチタスクどころか数十のタスクが同時進行していても怖くありません。

そのためのツールの仕組みもこんな感じです。

自作タスク管理ツールのポイントは、4つと5つ。 – ForGetting Things Done

 

書類の整理が苦手で、机の引き出しに、既に完了した書類が山積みになってしまいます。

私も整理整頓が苦手です。今もです。

ただ、仕事場の机の上はとても綺麗です。

タスク管理を始めた頃から綺麗になり始めました。

 

仕事に関係ない書類は捨てるとして、その他の書類についてはひとまずそのままにして、その代わり仕事タスクの整理を進めると、良いかもしれません。

経験上、タスク管理で仕事タスクを整理できたら自然と物の整理整頓もできてきたということがあるからです。

仕事の整理「タスク管理」は、物の整理につながっていく。 – ForGetting Things Done

 

仕事の所要時間の見積もりが苦手です。

まずは自分の見積もりは不正確だと認めるところからだと私は思います。苦手だと認識されているのはある意味正しい反応かと。

 

ほぼ全員の人が、仕事の見積もりを見誤ります。

なぜか理想の自分がそのとき出てきて、最短時間で終わらせる幻想が現れるのです。

 

結果、時間を短く見積もってしまい、実際はそれ以上に長くかかってしまうのを繰り返しているのではないでしょうか。

 

参考までに、私が具体的にどうやっているかはこちらの記事をご覧いただければと思います。

自作の似非タスクシュートを使って時間の見積力を鍛える – ForGetting Things Done

 

時間管理が甘く、余裕がない状態で仕事する事が多いです。また、何か突発的なことがあるとあわててしまい、仕事が荒くなって、ミスしがちです。

スケジュール感を鍛えると良いと思います。

では、スケジュール感はどう鍛えるのか。

タスク自体とそれを構成する細かい手順(サブタスク)全てに現実的な締切を入れて実行する、を繰り返せば鍛えられます。

 

いったんタスクやすべてのサブタスクの締切を入れ、実現可能かどうかを判断して締切を変更するという段階が大事です。

こうして作ったタスクを実行しては完了させるのを繰り返せば、おそらくスケジュール感(期日までにタスクを完了させられるようにすること)が鍛えられるのではないかと思います。

納期意識を強くして、スケジューリングをしやすくする方法 – ForGetting Things Done

 

予定外の対応が多く、1日のスケジュールを立てても完了できる日はほとんどなくて悩んでいます。

あらかじめ立てたスケジュールと実績が違うのはおかしくないと思います。むしろ予定通りにいくほうが珍しいと考えて良いかと。

 

では何のために1日のスケジュールを立てるのかというと、私にとっては1日の見通しを「自分なりに」立てると安心するからです。

たとえ実績がその通りいかなかったとしても、です。

 

さらに、どれだけスケジュール通りにいかなかったかを見える化するのも、自分の見積もり力を過大評価しない訓練には最適だと思っています。

割り込み仕事を見える化した実例! – ForGetting Things Done

 

終わりが理解できる場合は完走できますが、数ヶ月続く組み立てを行うことが難しく感じます。

タスクを完了させるまでに至るサブタスク(細かい手順)への落とし込みが難しいのだと思います。

その大前提は、タスクの目的が明確であることです。

それは、そのタスクをやり終わる瞬間を思い浮かべることでできます。

 

さらに、全部のサブタスクを書き出すのは実は必須ではなく、少なくとも次のサブタスクが分かれば良いです。

まずは「次に取るべき具体的な行動」のみを意識すると進むかと。

真のネクストアクションに目を向け続ける視点 – ForGetting Things Done

 

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