摺り足の加藤の『Excel』タスク管理術ー資格試験への活用

こんにちは!摺り足の加藤と申します。

このサイト「タスク管理大全」の管理人をしております。

いつも当サイトの記事をご愛読ありがとうございます!

 

僕の職業はフリーランスで、主に電気工学を専門として執筆業をしております。

フリーランスになったきっかけの一つとしては、超難関資格「第一種電気主任技術者試験(電験一種)」に合格したことがあります。

 

なぜ合格できたのか、それはひとえに「タスク管理」のおかげであると言えます。

僕が受験生時代に使っていたのは、「Microsoft Excel」で作ったタスク管理シートになります。

 

今回は、自分が使っていたExcelタスク管理シートを紹介し、どのように資格の勉強を乗り切ったのか、その方法を綴っていきたいと思います。

 

電験の受験遍歴や、より資格の内容に突っ込んだ話については、こちらの記事もご覧ください。

電気の神髄

本サイト「電気の神髄」に訪問ありがとうございます。摺り足の加藤と申します。 私は、メーカーにて電気機器設計のエンジニアと…

 

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タスク管理との出会い

Excelシートのプロトタイプ

はじまりは、2018年2月「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」に参加したことです。

 

ここで出会ったのは、講師だった小鳥遊さんの使っていた次のExcelシートです。

これが僕の使っていたシートのプロトタイプとなります。

 

 

このExcelシートの使い方・特徴は次の通りです。

  • あるタスクについて「タスクの内容」「発生日」「締切」「状態」を手順化して細かく書き出す。
  • 一つ一つの手順について「締切」や「状態」が設定されているので、「今どのあたりの段階であるか」が可視化される。
  • 手順を記録しておくことで、次に同様のタスクをする際もコピペして使うだけで良い。
  • とにかく「進んでいる感」が得られるので、自己肯定感も高まる。

 

ただ、手順を細かく書き出すのは少々骨が折れる場合があります。

書き出すという作業は、(大体の人が多様なタスクを抱えていると思うので)どうしても最初は結構エネルギーが必要です。

「やばい、面倒くさすぎる」というのが最初の正直な感想でした笑

 

この手法は「GTD(Getting Things Done)」の考え方に沿っています(記事のサムネが僕になっていますが、関連性は一切ありません笑)

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Excelの「魔改造」

当時、会社でExcel VBAをつかって作業効率化にハマっていたのもあり、上のシートについて「コピペなどの作業化を自動でできないか」と考えました。

 

何日かかけて「魔改造」したのが、次のExcelシートです。

まず、一つ一つのタスクについて、手順を書き出し、記録していく「一般のタスク用」シートになります。

 

上のとは別に「タスクをこなした回数」「理解度」といった独自の項目を増やした「資格試験専用」シートも作りました。

 

そして、細々としたすべてのタスクについて、内容や締切、次の作業といった情報の一覧を表示させるシートになります。

 

この記事では、(細かい仕様はいろいろ話したいところですが笑)機能面の話は割愛して、このシートをどう勉強に活かしていったかということに絞ってお話しします。

 

実際のタスク管理方法

手順の書き出し

電験の勉強を始めるにあたり、まずはタスクを設定していきます(シートの緑色のセル)。

そして、それぞれのタスクに、次のように手順(サブタスク)をひとつひとつ書き出していきます。

 

次に、各手順ごとに「回数」「日限」を設定していきます。

勉強は「演習を反復する」というのが大原則だと思っているので、最大5回まで日限が設定できるようにしています。

 

この作業、結構時間かかるんですが、なるべく細かく分解するのがお勧めです。

その理由としては、次のようになります。

  • そのタスクがどのくらいに終わるか、経験がないうちは見積精度が(非常に)低いので、手順の締切を細かく積み上げることで精度が向上し、スケジュール感が分かる。
  • 自分の想定するスケジュールに対し、どのくらいの進捗なのかわかりやすい。そして早めの修正を細かく入れることが可能。
  • 1問解いて各手順を完了させると、少しでも進んだ感が得られて、モチベーションが高まる。

 

進捗状況の可視化は、いわゆる「ガントチャート」のように図で示す方がよりわかりやすいかもしれないです。

そこまで自分で作るのはコスパが悪かったのでやっていませんが、Excelが得意な人はぜひ作ってみてください!

 

回数と理解度

このシートには、元のプロトタイプにはない独自の指標とし「理解度」「回数」があります。

 

理解度は数式で表すと「100÷(繰り返し回数)×(実行回数)[%]」となります。

数式で表現すると「なんのこっちゃw」と思うかもですが、例えば5回繰り返すうち、1回やると20%(100÷5[%])で理解したことになる)ということです。

 

よく言われることですが、何かをインプットするにはやはり反復することにつきます。

人間の脳は忘れるようにできているので、定着するには繰り返し学習するしかありません。

 

その繰り返し回数を可視化できるようにしたのが、このシートの「魔改造」した点ですねw

 

なお、理解度については改善の余地ありと思ってます。

各回数ごとにに重みづけする(例えば、1回目が一番印象が強く残りやすいので、完了したら理解度は50%増える、など)とすれば、本格的に理解度を可視化できるかもしれません。

 

備考欄で「アウトプット」する

そして、一度問題を解いたら、解いた感想や次回以降の注意点を「備考」欄に書き込みます。

 

よく「人に教えると理解が早くなる」といいますが、それは人に教えるという作業の中で「情報を頭の中で整理してアウトプットしている」からです。

 

一方、基本的には勉強は孤独な作業です。

なので気付きをいちいちExcelにアウトプットすることにより、頭の中が整理され、何が得られたかを客観的にみることができます。

 

「問題を解く」とは本来「学び」の手段の一つです。

「何を学んだか、今一度自問自答する」そんなイメージで知識の定着を図っています。

 

あと、びっしり書くことによって、「こなしている感」が出るのも個人的には好きです。

 

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タスクペディアを使った方法

Excelシートを使って勉強に励んでいる最中、タスク管理ツール「タスクペディア」がリリースされました。

(僕は実は「登録者第0号(公認)」なのですが、それはさておき)タスクペディアでもExcelシートと同様の設定をやってみました。

 

タスクペディアを使うメリットは、非常に並び替えが楽なことです。

Excelだと入れ替えるためにコピペを何度かしなければならず、かつ書式が崩れやすいです。

タスクペディアだとヌルヌル動くので、非常に便利!

 

一方、Excelを使うメリットは、タスク名称や日限が連番、または規則的に並んでいる場合は入力がしやすいことです。

数式やオートフィルが使えるのはExcelならでは、ではないでしょうか。

 

現在の使い方

現在はExcelはつかっておらず、タスクペディアのみでタスク管理をしています。

しかし、基本的には使い方が変わらず、「所定の単位ごとに手順を小分けする」という原則に則っています。

 

現在の活動でメインを占めているのが「電気の神髄」というサイト運営です。

このサイトに掲載する記事をひとつひとつ書くために、このように1記事単位でタスクを設定しています。

ただ、これも改善の余地はあって、「記事を書く」というなかにも「書く内容の勉強」「図の作成」「本文の作成」というように細かく分けるのもアリだと思います。

僕の場合は記事作成に関してそこまで細分化しなくてもいいかなという考えがあり、かつ見た目の美しさ重視で「記事作成」が最小単位だったりします。

 

おわりに

今回は、「電験一種」という資格に挑んた際に行ったタスク管理術についてお話しました。

ちなみにですが、このようにしてたくさんのタスクをこなすことによって、無事合格を勝ち取ることができました。

 

僕のやり方は、試験勉強に限らず、個々人が達成したい目標に対するアプロ―チとして、いろいろと応用が利くのではないかと思ってます。

ここまで細かくやらなくてもいいので、自分なりのやり方でタスク管理を使って叶えたい目標に向かって頑張ってみてください(^^)

 

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