タスクペディア スタートアップ講座@秋葉原【イベントレポート】

こんにちは!でろこです。

今回は、2019年9月21日(土)に秋葉原で行われた「タスクペディア スタートアップ講座」に一参加者として行って来ましたので、その様子についてお話したいと思います。

 

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「スタートアップ講座」とは

タスクペディア スタートアップ講座」とは、月1回程度のペースで東京都内で行われている、タスク管理支援ツールタスクペディアを使い始めるための講座です。

 

 

特にビギナー限定ではなく、どなたでも参加OKです。

 

講座の概要

  • 日時:2019年9月21日(土) 13:00~15:30開催
  • 会場:秋葉原

 

講師は社会福祉法人SHIPの上田さんです。

 

講座を終えての感想

記事が長いので先に感想を書きます。

 

正直「これ、無料でいいの?」と思うくらい、タスク管理の進め方がコンパクトに分かりやすく詰まっている講座でした。

また、上田さん自身もタスク管理を実践・試行錯誤中であることから、質問の回答がかなり的を得た、分かりやすいものだと感じました。

 

これからタスク管理に取り組んでみたい方はもちろんのこと、タスク管理でお悩みを抱えている方や考え方の整理・再確認にもおすすめです。

 

それでは当日の様子をどうぞ!

 

講座の様子

最初にお話があったのですが、内容としては、「タスクペディアの操作説明」というよりは「タスク管理のやり方や考え方」についてが中心でした。

実際に手を動かすワークを挟みながら、タスクをどうやってタスクペディアへ落とし込むかを体験していく感じです。

 

働き方改革―キーワードは「SELF」

昨今「働き方改革」が言われており、法整備なども順次進められておりますが、まずは自分の意識改革が大切というお話です。

 

「仕事をするのは結局自分なので、自分が主体で仕事のやり方を見直して改善していきましょう」とのこと。

(これは講師の上田さん自身の気づきだそうです)

 

なお、上田さんはタスク管理を始める前は過労死ラインを越えて残業されていたそうですが、今はゼロとまではいかないけれど劇的に残業は減ったそうです。

 

タスクペディア式とは

「タスクペディア式」とは、以下の3ステップとなります。

  • インボックス
  • スモールステップ
  • レッツ・トライ

ひとつずつ見ていきましょう。

 

① インボックス

「インボックス」とは、頭の中にある気になること(やること)を「見える化」し、整理をする作業です。

GTDでは、気になることを入れておく場所を『インボックス』と呼ぶことからこの名前がついています。

 

ここではまず15分間、頭の中にある気になることを書き出すワークを行いました。

 

このワークは以前もしたことがあるのですが、私は気になることがなかなか出てこないタイプです。

その場合は、「トリガーリスト」を使うと助けになるかもしれません(トリガーリストで検索するといろいろ出てきます)。

 

書き出したら、次に整理をします。

 

期限やトキメキ(興味など)を基準に、今必要であるものと必要ではないものを分けていきます。

ここでは、先のワークで書き出したことの中から「必要なモノ」だけ書き出すワークを行いました。

 

② スモールステップ

必要なモノが分かったら、次はタスクを細分化(整頓)します。

 

まず、みんなで例題を一緒に細分化して、やり方を学びます。

その後に、実際に自分のタスクを細分化しました。

 

私は、先ほど必要なモノとした中から「スタートアップ講座の記事を書く」(この記事です)を細分化して登録してみました。

(自分言葉のため内容が分かりにくくて申し訳ないです)

 

「スモールステップ」は、「ひとつのサブタスクを小さくして着手しやすいように心掛けましょう」ということです。

意識していないと、ついつい大きなサブタスクを並べてしまったりするそうです。

 

また、人がやる気になるのは、難易度の高いタスクでも低いタスクでもなく、「これなら出来そう!」というくらいの、中間レベル的なものなのだそうです。

 

これらを心掛けながら、タスクを分解・細分化すると良いと思います。

 

③ レッツ・トライ

サブタスクが用意出来たら、後は実行あるのみです。

 

ここでの注意事項としては、まず確認するサブタスクは次の一手「Next Action」のみだけという点です。

タスクペディアのタスク管理画面では、タスク毎に次にやることのみ表示されているので、タスクペディアを使う分にはそんなに意識しなくても大丈夫だと思います。

 

また、タスク管理とスケジューリングは別のものとのこと。

その別々のものを繋げるのがレビューだそうです。

うまくいかない時は問題がタスク管理にあるのか、スケジューリングにあるのか見極めが必要かもしれません。

 

その他に、面倒くさい感情に対する対処についても説明がありました。

 

個人的には5番目に笑いつつ、よく分かる!という感じです。

 

また、ワークとして動き出すための言葉を考えるということをやりました。

この言葉を唱えて行動に移す、おまじない?呪文?みたいなものです(自己教示法というものに基づいているそうです)。

 

自分の場合は「とりあえずやるか」ですね。

講師の上田さんは「気分の検討は行動の後で」だそうです。

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Q&A

最後に、短いですが質問コーナーがありました。

回答がとても良い!と思ったので、紹介させて頂きます。

 

人生の節目的(進学など)なタスクはどうやってタスクペディアへ登録したらよいか?
「進学」というカテゴリーを作成し、やることをそのカテゴリーで管理したらどうでしょうか。

 

文字数制限はありますか?
あります。

現在の文字数制限は、下記となります。

※開発をされているさがっとさんに確認いたしました。

  • タスク名:文字種に関わらず22文字
  • サブタスク名:文字種に関わらず30文字
  • メモ:6万文字まで

(記入欄としては制限はないそうですが、サーバーへの負荷を考慮してこれ以上は登録出来ないようになっているとのこと)

 

「整頓」で先の予定、いつか必要になるものの扱いはどうしたら良いか?
状態の「いつか」を使う、もしくはタスクのカテゴリーを別に作成し(例:1ヶ月後)、フィルタリングで見える・見えないを制御するなどはどうでしょうか。

 

レビューのしかたのコツ

※着手日や締切日が一気に来て画面が真っ赤になってしまい、とても辛いそうです。多分こんな感じかと。

レビューでどうにかすると言うよりは、日々のサブタスクのやり方の見直しをした方がいいかもしれません。

難易度の低いサブタスクから片付けていったり、またはクローズドリストを持つのも良いかもしれません。

 

※クロースドリストとオープンリストについて

オープンリストはタスクが発生したら追加していくリストです。
タスクペディアはオープンリストです。

それに対してクローズドリストはリストを作成したら(締め切ったら)、それ以上のタスクの追加は原則行わないリストです。
今日はこれをやるというリストを作成したら、新たに発生したタスクは翌日以降の対応として今日のリストには登録しない、というもの。

詳しくは下記『マニャーナの法則』(マーク・フォースター著)という本に書かれているそうです。

 

講座終了後

最後に修了証が頂けます。

 

和紙の大礼紙かな?

手作り感たっぷりで個人的にはほっこりします。

 

さいごに―個人的なお願い

最初に上田さんから、毎回定員は10名ちょっとだけれど、当日欠席が多くて実際集まるのは5人くらい、今回は出席率が高くて驚いて汗が出てきました(笑)というお話がありました。

 

自分も気分障害持ちなので、当日行く気がなくなる気持ちはものすごく分かるのですが、もし前もって行くのが無理そうだと感じたら、その時はぜひキャンセルの手続きをしていただけると…と思いました。

(申し込みのメールの下の方にあります。なお当日キャンセルは連絡不要とのことです)

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