こんにちは！タスク管理習得支援ツール「タスクペディア」の開発を担当しているさがっとです。
タスクペディアは「頭の中のタスクを全て書き出す」「書き出したタスクを分解する」という操作が基本になります。
（基本操作については、公式サイトにわかりやすい(？)説明がありますのでそちらをご覧ください笑）
今回は、書き出したタスクやサブタスクを確実に実行に移していくため、僕が実践している運用方法について説明したいと思います！
タスク管理ツールの使い分け
僕が普段使っているタスク管理ツールは5つで、以下のような使い分けをしています。
- 予定を立てる：Googleカレンダー＋タスクペディア
- リマインダー & タスク実行記録：たすくま
- 日記 & メモ & レビュー：PostEver 2 + Evernote
今回は、タスクペディアの使い方についての説明なので、この「予定を立てる」部分についてご紹介します。
タスクペディアを使って一週間の予定を立てる
僕の場合、毎週日曜日に一週間分の予定を立てていて、コレを「週次レビュー」と呼んでいます。
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週次レビューはタスクペディアのメンテナンスにもなるので、「いつまで立っても着手できないタスク」の断捨離も、ついでにやっちゃいます。
まず、タスクペディアには週次レビューの全工程をサブタスクとして登録しておきます。
こうすることで「週次レビューって何をするんだっけ？」と迷う事がなくなります。
僕の場合、リストは以下の通りとなっていて、個人的にはこの流れでやると一週間、心穏やかに過ごすための準備が整うんじゃないかなと思ってます。
① 一週間の流れを決める
- 月〜金の通勤方法を決める
- いつジム行くか決める
- 買い物する日を決める
- 夕食場所を決める
- 家事をする時間を決める
② やりたい事・やるべき事を決める
- いつNuxt.js勉強するか決める
- いつタスクペディア開発やるか決める
- 週次レビューする時間を決める
- いつブログ書くか決める
- いつ書類整理するか決める
- active予定をカレンダーに入れる
③ 余裕があったらやる事を決める
- 未実行の週次タスクをいつやるか決める
- 未実行の月次ルーチンをいつやるか決める
- active以外の確認→必要ならactiveへ
④ レビュー
- Evernoteを開いて週次レポートを書く
⑤ 後処理
- LINEノートを書く
- 次週次レビューやる日を「完了」に記載する
週次レビューの手順
①一週間の流れを決める
まずは、通勤方法や家事などのルーチン系の作業の予定を、Googleカレンダーを使って入れておきます。
普段は6:30起きで、8時ぐらいまで、弁当作りや、身支度・ゴミ捨て・軽い体操などをしています。
この時間のうち、8時から仕事が始まる時間までの間は「やりたい事・やるべき事」に時間を割くことができます。
また、自転車通勤以外の日は、極力空いているルートで通勤するのですが、その場合は30分は確実に座れるので、その時間も作業時間として確保できます。
なので、今週の作業時間としては、
- 月曜：電車30分
- 火曜：8:00~9:30＋電車30分
- 木曜：8:00~9:00
- 金曜：9:00~11:00
の合計5時間程確保できるということが分かりました。
なお、仕事にかかる時間は、仕事系のカテゴリーでフィルタリングした状態で「ブックマーク（お気に入り）」に登録しておき、すぐに見積もれるようにしておきます。
フィルタリングした状態でお気に入り登録できるのは、結構便利な機能だと思うので活用してくださいね！
週次レビュー中に仕事のタスクの細分化をすると、時間がかかってしまうのでおすすめしません…
仕事の予定は勤務時間中に立てるようにしましょう！
でも、案件が燃えている時はしょうがないので、土曜日などに別に時間を取り、週次レビューの前に済ませておきます。
ちなみに、買物リストもタスクペディアにメモしてあるので、買う日にちが決まったら、念の為に日付の登録をしておきます。
②やりたい事・やるべき事を決める
次に、やりたい事・やるべき事（先延ばししているタスクなど）をいつやるか決めます。
やる時間に合わせて、①で決めた予定を微調整します。
やりたい事・やるべき事は、タスクペディアで「active」というカテゴリーを作り、管理しています。
日にちが経って、「ああ…このタスクはもういいや」となったタスクは削除し、「2ヶ月後また考えよう」みたいなタスクは「active」から元のカテゴリーに戻します。
「active」のタスクの分解作業も、時間がかかってしまうため、週次レビューでは行いません。
個人的に週次レビューは、長くても30分程で終わらせないとグダグダになる感覚があります。
どうしても気になる場合は、「タスクを分解する」というサブタスクを作って、分解する日を決めておきます。
コレで、来週の予定が大体決まりました。
③余裕があったらやる事を決める
まず、先週やり残してしまった週次ルーチンや、月次ルーチンの再確認をします。
なんと、今月の予算をまだ立てていなかったので、金曜日の夕方にできたらやるか…ぐらいのテンションでGoogleカレンダーにメモしておきます。
次に、「active」カテゴリーではないタスクをざっと眺めて、「active」にすべきタスクは移動したり、要らないタスクは削除したり、文言を変更したりします。
「active」でないカテゴリーのタスクは、ほとんどアイディアみたいなもので、「いつかできたらいいなぁ〜」とか、「いつかやりたいタイミングが来そうだからメモしておこう」といったものが多いです。
④レビュー
さて、来週の予定も決まったところで、先週の振り返りを行います。
「Evernoteを開いて週次レポートを書く」というタスクなのですが、こちらは、タスクペディアを全く使わないので今回は割愛します。
作業時間はだいたい５分ぐらいで済ませる感じです。
⑤後処理
後処理の「LINEノート書く 」は、家族宛に今週の予定をLINEのノート機能で送るタスクです（夕飯いるとか、外出予定と外出の目的とか）。
こういった後処理を怠ると、折角タスク管理を頑張っていても、家族からの心証が悪くなってしまうので、注意しましょうね笑
重要なのは「他人の予定に組み込まれる前に、自分の予定を決めておくこと」です。
もちろん、他人からの予定の打診が合った場合は、その都度真摯に対応します。
最後に、「週次レビュー」タスクの締め切りを来週の日曜日に変更して締めます。
最後に
以上の流れをもう一度まとめると、
① 一週間の流れを決める
② やりたいこと・やるべきことを決める
③ 余裕があったらやることを決める
④ レビュー
⑤ 後処理
こんな感じで、僕はタスクペディアを使っています。
タスクペディアの「頭のタスクをすべて書き出す」「書き出したタスクを分解する」という基本操作を覚えた後、良かったら試してみてくださいね。
また、この記事のようなタスク管理ツールを使った経験を活かして、「タスク管理コンサル」も行っています。
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※本ページは、こちらの記事の内容に基づいてリライトしたものです。
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