開発者が実践!タスクペディアの使い方【週次レビュー編】

こんにちは!タスク管理習得支援ツール「タスクペディア」の開発を担当しているさがっとです。

 

タスクペディアは「頭の中のタスクを全て書き出す」「書き出したタスクを分解する」という操作が基本になります。

(基本操作については、公式サイトにわかりやすい(?)説明がありますのでそちらをご覧ください笑)

 

今回は、書き出したタスクやサブタスクを確実に実行に移していくため、僕が実践している運用方法について説明したいと思います!

 

「使ったことないよ」という方は、この機会にぜひご登録ください!
タスクぺディア 公式

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タスク管理ツールの使い分け

僕が普段使っているタスク管理ツールは5つで、以下のような使い分けをしています。

 

今回は、タスクペディアの使い方についての説明なので、この「予定を立てる」部分についてご紹介します。

 

タスクペディアを使って一週間の予定を立てる

僕の場合、毎週日曜日に一週間分の予定を立てていて、コレを「週次レビュー」と呼んでいます。

 

週次レビューはタスクペディアのメンテナンスにもなるので、「いつまで立っても着手できないタスク」の断捨離も、ついでにやっちゃいます。

 

まず、タスクペディアには週次レビューの全工程をサブタスクとして登録しておきます。

こうすることで「週次レビューって何をするんだっけ?」と迷う事がなくなります

 

僕の場合、リストは以下の通りとなっていて、個人的にはこの流れでやると一週間、心穏やかに過ごすための準備が整うんじゃないかなと思ってます。

①一週間の流れを決める
②やりたい事・やるべき事を決める

 

余裕があったらやる事を決める
レビュー
  • Evernoteを開いて週次レポートを書く
後処理
以上が週次レビューの手順になります。
一連の作業の流れについて、順番に説明しますね。
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週次レビューの手順

①一週間の流れを決める

まずは、通勤方法や家事などのルーチン系の作業の予定を、Googleカレンダーを使って入れておきます。

 

普段は6:30起きで、8時ぐらいまで、弁当作りや、身支度・ゴミ捨て・軽い体操などをしています。

この時間のうち、8時から仕事が始まる時間までの間は「やりたい事・やるべき事」に時間を割くことができます。

また、自転車通勤以外の日は、極力空いているルートで通勤するのですが、その場合は30分は確実に座れるので、その時間も作業時間として確保できます。

 

なので、今週の作業時間としては、

  • 月曜:電車30分
  • 火曜:8:00~9:30+電車30分
  • 木曜:8:00~9:00
  • 金曜:9:00~11:00

合計5時間程確保できるということが分かりました。

 

なお、仕事にかかる時間は、仕事系のカテゴリーでフィルタリングした状態で「ブックマーク(お気に入り)」に登録しておきすぐに見積もれるようにしておきます。

フィルタリングした状態でお気に入り登録できるのは、結構便利な機能だと思うので活用してくださいね!

 

週次レビュー中に仕事のタスクの細分化をすると、時間がかかってしまうのでおすすめしません…

仕事の予定は勤務時間中に立てるようにしましょう!

でも、案件が燃えている時はしょうがないので、土曜日などに別に時間を取り、週次レビューの前に済ませておきます。

 

ちなみに、買物リストもタスクペディアにメモしてあるので、買う日にちが決まったら、念の為に日付の登録をしておきます。

 

②やりたい事・やるべき事を決める

次に、やりたい事・やるべき事(先延ばししているタスクなど)をいつやるか決めます。

やる時間に合わせて、①で決めた予定を微調整します。

 

やりたい事・やるべき事は、タスクペディアで「active」というカテゴリーを作り、管理しています。

 

日にちが経って、「ああ…このタスクはもういいや」となったタスクは削除し、「2ヶ月後また考えよう」みたいなタスクは「active」から元のカテゴリーに戻します。

「active」のタスクの分解作業も、時間がかかってしまうため、週次レビューでは行いません。

個人的に週次レビューは、長くても30分程で終わらせないとグダグダになる感覚があります。

どうしても気になる場合は、「タスクを分解する」というサブタスクを作って、分解する日を決めておきます。

 

コレで、来週の予定が大体決まりました。

 

③余裕があったらやる事を決める

まず、先週やり残してしまった週次ルーチンや、月次ルーチンの再確認をします。

 

なんと、今月の予算をまだ立てていなかったので、金曜日の夕方にできたらやるか…ぐらいのテンションでGoogleカレンダーにメモしておきます。

 

次に、「active」カテゴリーではないタスクをざっと眺めて、「active」にすべきタスクは移動したり、要らないタスクは削除したり、文言を変更したりします。

 

「active」でないカテゴリーのタスクは、ほとんどアイディアみたいなもので、「いつかできたらいいなぁ〜」とか、「いつかやりたいタイミングが来そうだからメモしておこう」といったものが多いです。

 

④レビュー

さて、来週の予定も決まったところで、先週の振り返りを行います。

「Evernoteを開いて週次レポートを書く」というタスクなのですが、こちらは、タスクペディアを全く使わないので今回は割愛します。

作業時間はだいたい5分ぐらいで済ませる感じです。

 

⑤後処理

後処理の「LINEノート書く 」は、家族宛に今週の予定をLINEのノート機能で送るタスクです(夕飯いるとか、外出予定と外出の目的とか)。

こういった後処理を怠ると、折角タスク管理を頑張っていても、家族からの心証が悪くなってしまうので、注意しましょうね笑

 

重要なのは「他人の予定に組み込まれる前に、自分の予定を決めておくこと」です。

もちろん、他人からの予定の打診が合った場合は、その都度真摯に対応します。

 

最後に、「週次レビュー」タスクの締め切りを来週の日曜日に変更して締めます。

最後に

以上の流れをもう一度まとめると、

①一週間の流れを決める
②やりたいこと・やるべきことを決める
③余裕があったらやることを決める
④レビュー
⑤後処理

 

こんな感じで、僕はタスクペディアを使っています。

タスクペディアの「頭のタスクをすべて書き出す」「書き出したタスクを分解する」という基本操作を覚えた後、良かったら試してみてくださいね。

 

※本ページは、こちらの記事の内容に基づいてリライトしたものです。

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