アーカイブ【タスク管理キーワード辞典】

ひばちです。
今回はタスク管理用語「アーカイブ」について説明します!
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アーカイブとは

タスク管理における「アーカイブ(Archive)」とは「タスクを削除するのではなく、見えなくする」処理のことを指します。

具体的には、メインのリストではない保管庫のような場所を作り、そこに移動する動作を指します。

 

アーカイブが使われる場面

受信箱(インボックス)やメインのリストに大量のタスクが並ぶと、選択や集中が難しくなります。

そのため「今は不要な情報」は間引く必要があります。

 

「削除する」という方法が最も簡単ですが、「削除はしないが、見えない場所に移動する」という選択肢がアーカイブです。

デジタル媒体では大量のデータを蓄積することが可能なため、削除するよりも保管庫に残しておく方が有用な場合が多いです。

 

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アーカイブの利点

削除するのではなく、アーカイブする利点としては以下のようなメリットがあります。

 

再利用、再参照ができる

削除していないため、再度必要になった場合には再利用や再参照が可能です。

 

検索ができる

(デジタルの場合に限られますが)大量のデータが投げ込まれるため、参照する際には検索が主に用いられます。

その他、タグやラベルの機能を用いて、探しやすくする工夫をする場合もあります。

 

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手放すことへのハードルが下がる

捨てる訳ではないため、手放すことのハードルが下がります。

この利点はとても大きいもので、手放すハードルが下がるということは、より重要なことに目を向けやすくということに繋がります。

 

アーカイブが使われているツール

Googleが提供しているメールソフト「Gmail」や、タスク管理ツールである「Trello」では、機能として実装されています。

ツールに実装されていない場合でも、例えば「Archive」というフォルダを作り、そこに移動することでアーカイブ機能を再現することができます。

 

その他

広辞苑での意味

①古文書・記録文書類。また、その保管所。古文書館。
②コンピューターで、関連のある複数のファイルをまとめること。また、まとめたもの。まとめる際に圧縮されることが多い。

 

クラウド・データセンター用語集|IDCフロンティア

アーカイブとは保存記録や公文書という意味をもつ英単語ですが、コンピュータ分野におけるアーカイブは、消してはいけないデータを長期保存するために、専用の保存領域に「安全にデータを保存すること」をいいます。

 

整理術への活用

モノの整理術においても、不要かも知れないモノを入れておく箱を用意する技術は有効です。

トヨタの仕事術では「赤札作戦」、整理収納アドバイザーでは「使用頻度第6ボックス」などと呼ばれます。

 

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