タスク管理がさらに加速する!マニャーナの法則について詳しく解説します!その2

こんにちは!ひばちです。

前回は、マニャーナの法則の概要について解説しました。

 

マニャーナの法則とは、2007年に出版されたマーク・フォスター著「マニャーナの法則」で紹介された仕事術のことです。

 

今回は「マニャーナの法則」本書(以下、本書)に書かれた内容の中で、最も重要な概念の一つである「オープンリスト」「クローズリスト」について主に解説していきます。

 

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マニャーナの法則とは?

その前に、マニャーナの法則とは何か?

簡単におさらいしてみましょう。

「マニャーナ(mañana)」とはスペイン語で「明日」という意味、「明日やる」を基本にすることで、仕事を完全に終わらせる画期的な方法です。

─仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版(以下、同書引用)

 

マニャーナの法則は、主に2つの原則で構成されています。

原則1 新しく発生した仕事は「明日やる」を基本にする

原則2 クローズ・リストを使う

 

原則1については、以下の記事をご覧ください。

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今回は、原則2について詳しく解説していきます。

 

オープンリスト、クローズリストって何?

オープン・リスト
「ここまで!」という制限を示すラインのない仕事のリスト。いくらでも仕事の追加ができる。

クローズ・リスト
仕事は「ここまで!」と制限するラインが引かれたリスト。一度クローズしたら、基本的にリストに新しい仕事の追加はできない。

 

オープンリスト

オープンリストは、直訳すると「開かれたリスト」です。

オープンリストには項目を自由に追加できます。

思い付いた事柄や頼まれた仕事など、次々と書き込むことができるリストです。

つまり、私たちが普段作っているTODOリストの多くは、オープンリストの状態にあると言えます。

 

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クローズリスト

一方、クローズリストは、直訳すると「閉じられたリスト」です。

一度線を引いたら(閉じたら)、項目を追加しない(と決めた)リストを指します。

 

本書では、クローズリストの代表例としてチェックリストが挙げられています。

例えば、10のチェック項目が並んでいるリストを考えてみましょう。

項目数は基本的に増減せず、常に10個です。

そして、10項目すべてがチェックされれば、「終わり」ということになります。

 

クローズリストは、オープンリストと違い項目が増減しません。

ですので、「終わり」を決めることができるのです。

 

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オープンリストとクローズリストは意識の違いで入れ替わる

オープンリストかクローズリストかは、同じリストでも使い方や意識の違いで入れ替わります。

 

例えば、買い物リストを考えてみます。

冷蔵庫に貼られた「買い物リスト」と書かれたメモ紙を想像してみてください。

 

メモ紙には、在庫切れや買いたい物を思い付く度に、項目がどんどん書き込まれていきます。

メモ紙の面積はありますが、基本的に書きこむ上限はありません。

 

自由に項目が追加されている、この状態のリストはオープンリストです。

つまり開かれていて、終わりを決めることができません。

 

次に、この「買い物リスト」を持って、実際に買い物に出かけることを考えてみます。

買い物中は、リストに並んだ項目にチェックを入れながら買い物を進めていくでしょう。

最終的に、全ての項目がチェックされれば、買い物は完了ということになります。

 

この状態のリストはクローズリストです。

リストは閉じられていて、終わりを決めることができる状態になっています。

 

オープンリストとクローズリストの特徴

オープンリストは、どんどん項目を追加できるので、「集めること」が得意な形式のリストだという風に言い換えられます。

逆に言えば、何かに集中したり、終わらせたりすることは苦手です。

 

クローズリストは、項目を追加しないため、「終わらせる」あるいは「進める」ことを得意とする形式のリストです。

反面、考えを広げたり、集めたりすることは苦手です。

 

オープンリストとクローズリストは、どちらも長所短所があり、使い分ける必要があります。

重要なことは、今使っているリストが「どちらのリストとして運用しているのか」を意識することです。

そこを混同してしまうと、リスト作りがかえって逆効果になってしまうことがあります。

 

例えば、仕事を終わらせようとしているのに、思い付いた案件をどんどんリストに加えていけば、仕事は前に進まなくなってしまうでしょう。

あるいは、まだやることが明確でないアイデア出しをする段階では、まず思い付く限りの項目をリストに書きだしていく必要があるかも知れません。

 

オープンリストとしての運用なのか、クローズリストとしての運用なのか。

それを明確に分かった上で運用することは、とても大事なことなんです。

 

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仕事はクローズリストの活用が肝

クローズ・リスト方式を取るなら、まず休暇中のメールをダウンロードして、新着メールの着信は停止するべきです。その上で集中してメールを処理します。この方法なら、1件ずつ〝衝動の脳〟で処理するよりも、より短時間で片づくはずです。

 

ここまで、オープンリストとクローズリスト、二つのリストの特徴についてお話してきました。

 

マニャーナの法則に話題を戻します。

本書では、仕事上は「クローズリスト」を使うことを推奨しています。

 

「クローズリスト」を使うということ。

それはつまり「取り組む仕事の量を、どこかで制限する(線を引く)」ということに他なりません。

 

急に仕事が入ってきても、際限なくメールが届き続けていても、どこかで一度線を引いて、今ある分を処理していく。

仕事は際限なく増えていくので、リストを使って仕事するならば、どこかで閉じる(クローズする)必要があるのです。

 

皆さんはTODOリストを作った経験はありますか?

そして、その経験は上手くいった経験でしょうか?

 

上手くいかなかったとしたら、それはオープンリストとクローズリストの混同が原因になっていて、終わらせるためのリストであるクローズリストとしての活用が必要だったかも知れません。

 

この記事のまとめ

この記事では、「マニャーナの法則」に出てくる重要な用語である「オープンリストとクローズリスト」について解説しました。

オープンリストは「開かれたリスト」で、項目を集めたり、全体を把握するのに適するリスト。

クローズリストは「閉じられたリスト」で、項目の増減が無く、「終わり」を定義できるリスト。

 

そして、上述したように、マニャーナの法則は以下の2つの原則で構成されています。

原則1 新しく発生した仕事は「明日やる」を基本にする

原則2 クローズ・リストを使う

 

この2つの原則の組み合わせで、マニャーナの法則は仕事を効率的にストレスなく処理していくのです。

 

では、実際の仕事の場では、どうやって運用していけば良いのでしょう?

次回は、実際に原則を組み合わせてマニャーナの法則を運用するための、その方法について解説していきます。

 

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