レビュー【タスク管理キーワード辞典】

ひばちです。
今回はタスク管理用語「レビュー」について説明します!

レビューとは

「レビュー(Review)」とは、「(タスク管理などの)システムを維持するために必要な、入力や整理などの見直し」のことを言います。

 

例えば、タスクリストを作成すると、仕組みを回す上では以下のような作業が必要になります。

  • 終わったタスクを消す
  • 新たに思い付いたタスクを書き込む
  • タスクリストを新たに作る
  • 完了したタスクリストを整理する

 

広義では、これらの「仕組みを回す上で必要な操作全般」をレビューと呼びます。

 

一方で、普段、仕事や生活の中でタスク管理をしていくと、チェック漏れや入力漏れなどが必ず起こり、徐々に乱雑になっていきます。

狭義では、それらを整理するために定期的に時間を取って「見直しや整理を行うこと」がレビューと呼ばれます。

 

レビューは、個人によって定義が異なり、作業内容や手順も違ってきます。

共通するのは「仕組みを上手く回し続けるために必要な見直し」という点です。

行う頻度も必要に応じて異なり、頻度によってレビューの内容を変えたり、組み合わせることもあります。

代表的なものに「瞬次(その都度)」「日次(毎日)」「週次(毎週)」「月次(毎月)」「プロジェクトごと」「作業ごと」などがあります。

また、頻度を文頭に付け、「日次レビュー」「週次レビュー」などと呼ばれることも多くあります。

 

 

レビューの作業

レビューで行われる作業は、前述したとおり千差万別ですが、基本的には以下のようなことが行われます。

仕組みの運用と抜け漏れの修正

リストにタスクを追加したり、終了したタスクにチェックを入れるなど、運用上必要な操作です。

延期したタスクの日時を変更したり、カレンダーにスケジュールを追加するなども行います。

 

棚卸し

リストや書類などの情報を参照して、タスクやスケジュールを洗い出す作業が「棚卸し」です。

終わったタスクについて「次は何をすべきか」を考え、次のタスクを入力したり、アイデアリストやプロジェクトリストを俯瞰して必要なタスクを追加したりします。

インボックスがあれば、空にする(これは何かを明らかにして必要な場所に移動する)作業も、棚卸しに含まれます。

 

振り返り

完了したタスクやスケジュールなどの記録を振り返ることも、レビューです。

 

作業の記録を見直したり、プロジェクトの結果を評価したりします。

また、振り返りの結果を日記にまとめたりすることもあります。

 

情報の整理

ファイルや紙情報の整理を行うこともレビューです。

 

乱雑になったファイルや、終わったプロジェクトの書類を整理したり、フォルダやタグを付け直したりします。

タスク管理ツールを使っている場合は、カテゴリや項目、運用方法の整理も行っていきます。

 

方針の見直し

少し高い視点で、方向性を見直すのもレビューの一つです。

 

今後、取り組むプロジェクトを決定したり、自分にとって何が大切か役割を改めて明確化したりします。

ミッションステートメントなどの見直しなども行われます。

 

GTD®の週次レビュー

一週間に一回程度の頻度で行われるレビューを「週次レビュー」と呼びます。

GTDでは、システムを有効に回し続けるための、重要なプロセスの一つに位置づけています。

週次レビューとは、簡単に言ってしまえば頭を再び空っぽにし、先の数週間を見据えた態勢をとるための作業だ。週次レビューでは、ワークフロー管理の一連のステップを再度行なうことになる。すなわち、現在自分が関わっているすべてのことを把握し、見極めて整理し、更新していくわけだ。
それが済んではじめて、「できていないことはすべてわかっているし、その気になったときには実行できる」という確信をもつことができる。全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

 

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基本的には「把握する」「見極める」「整理する」という主要ステップを、改めて行っていきます。

具体的には以下の3つで構成されます。

明確にする

整理されていない紙類や資料を収集したり、インボックスや頭の中を空にするなど、やるべきことのすべてを把握し、見極められるようにします。

 

最新にする

「次にとるべき行動リスト」や「プロジェクトリスト」などの各種リスト、またはカレンダーの更新を行い、システムを最新の状態にします。

 

創造的になる

いつかやる/たぶんやるリスト」の更新や、6つのレベルで生活を俯瞰し、創造的な視点を持てるようにします。

 

週次レビューは作業量が大きくなったり、手順が細かくなったりする場合があるため、チェックリストやルーチン化を活用する場合が多いです。

そこで個人的におすすめしておきたいのが、「週末に必ず見るリスト」をとりあえず作ってしまうことだ。そしてカレンダーにそれを見直すための予定を登録してしまおう(無期限の定期的な予定とするのがいいだろう)。いわゆる簡易的な(もしくは部分的な)週次レビューである。全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

 

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