ToDoリストを上手に機能させる「キャッチボール理論」とは?

こんにちは!ひばちです。

やることを羅列した「ToDoリスト」

皆さんも、一度は作ったことがあるのではないでしょうか?

 

しかし、このToDoリスト、上手く活用するには、案外コツが要るものなのです。

単に作っただけでは、大抵の場合上手くは回りません。

 

ToDoリストが機能するための要素。

それはズバリ「作成している自分」と「実行するときの自分」とのキャッチボールが、きちんと成立しているかどうかに掛かっています。

これを、ToDoリストのキャッチボール理論と(個人的に)呼んでいます。

 

今回はこの「キャッチボール理論」について解説していきます。

 

ToDoリストは何故作成される?

そもそも、ToDoリストはどういう目的で作成されるのでしょう?

 

普段、ToDoリストが作成される状況には、以下のようなものが考えられます。

  • 把握できない量のタスクを実行しなければならないとき
  • 今できないことを忘れないようにしておくとき

 

これらに共通する目的は何でしょうか?

それは「今ではないタイミングで、後から実行するため」です。

さらに言えば「考える工程と、実行する工程を分けるため」でもあります。

 

いわばToDoリストは、(近い)未来の自分に投げられた、備忘録的なメッセージなのです。

ToDoリストを作成している時の自分と、ToDoリストを見て実行している時の自分は、期待されていることが異なる全くの別人と捉えることができます。

 

仮に、ToDoリストを作成している時の自分を「作成者」、ToDoリストを実行している時の自分を「実行者」と呼ぶことにしましょう。

ToDoリストが適切に運用されている状況とは「作成者が投げるToDoリストを、実行者が適切な形で受け取り、実行している状況」と言い換えることができます。

 

 

自然とToDoリストが機能している時

実際に、作成者としての自分と実行者としての自分とのキャッチボールが、自然に成立しているリストというのが存在します。

それは、誰もが作ったことのある「買い物リスト」です。

 

買い物リストでは、まず作成者である自分が、買いたい物というToDoを羅列したリストを作ります。

その際にイメージしているのは、買い物に行く状況の自分であるはずです。

 

その後、買い物に行くタイミングが来た際に、実行者としての自分は、買いたい物が書かれたリストを受け取ります。

そうして、リストに倣って、買い物を実行していくことになります。

 

この例では、自然と作成者と実行者のキャッチボールが成立しています。

なので、ToDoリストが上手く運用されるということになります。

 

 

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運用法1:作成者から実行者へ

それでは、具体的にどうすればToDoリストが上手く機能するか、具体的に考えてみましょう。

 

作成者がToDoリストを作る際には、実行者の「ToDoを受け取るタイミング」を明確に決めておきます。

「ToDoを受け取るタイミング」とは、買い物や外出などの特定の状況や、朝や夜などの特定の時間帯、または、予定されたスケジュールや特定の日にちが該当します。

 

ToDoリストを作る際には「実行者としての自分の、リストを受け取るタイミングや状況」を意識的に準備することが鍵となります。

まずは、それを行うだけで、ToDoリストは劇的に上手く機能するようになるはずです。

 

 

運用法2:実行者から作成者へ

実行者は作成者からToDoリストを受け取り、実行します。

しかし、実行しただけで止まっていると、スムーズな運用が難しくなります。

 

大抵のToDoリストは、実行したらチェックを付けて消していきます。

しかし、多くのToDoは、一度実行したら終わる訳ではありません。

一つのToDoが終わったら、次の工程のToDoに進むようにできているはずです。

 

例えば「郵便物を出す」というToDoが実行されたら、次は、相手側から返信をもらうというToDoが発生するかも知れません。

「宿題を終わらせる」というToDoの次は、「提出する」というToDoが続きます。

「メールをチェックする」「掃除をする」というToDoはどうでしょう。

これらは、一度では終わらず、再度定期的に繰り返す必要のあるToDoです。

 

ToDoリストを運用するもう一つのコツは、実行者から作成者へのキャッチボールです。

つまり、実行者は実行された結果となるToDoリストを、計画者に返していきます。

 

計画者は、実行者のToDoの結果を加味して、更なるToDoを加えるか、リストを新たに作成して、実行者に再度渡します。

計画者から実行者へ、実行者から計画者へ、といったToDoリストのキャッチボールが適切に行われることが、リストを上手く運用する上で重要なことになるのです。

 

 

まとめ

「ToDoリスト」の上手な運用方法としての「キャッチボール理論」について解説してきました。

 

計画者と実行者とのキャッチボールが成立していれば、ToDoリスト1枚でも、複雑なシステムであっても問題なく機能します。

まずは基礎となる点を押さえて、シンプルな形のタスク管理から始めていきましょう。

 

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