【これだけは押さえたい!】メールやタスクを扱うときの「情報整理」3つのコツ

こんにちは!ひばちです。

 

皆さんは、パソコンやスマホを使う作業を行う上で、こんな経験は無いでしょうか?

「あの書類、どこ行ったっけ…」
「メールが多すぎて、どれが重要か分からない…」
「タスクを整理したいけど、ツールの中がゴチャゴチャ…」
「デスクトップが無駄なファイルで汚すぎる…」

 

そう世は、まさに情報社会。

メールやSNS、ニュース、作成したファイル、スキャンした書類、タスク etc.

仕事でもプライベートでも、色々な情報が数限りなく飛び交い、溢れています。

 

気付けば重要な情報が埋もれ、更にまた新たに情報が入ってきて…

情報に振り回され…パニックになるのも当然ですよね(汗)

 

そんな情報社会で生き抜くため、「情報を整理する力」は、ますます重要なスキルとなってきています。

そうは言っても、自分はどちらかというとズボラで、整理は苦手…

 

そう思い込んでしまう方が居るかも知れません。

しかし、実は「情報の整理」にも、上手にやるコツがあるのです。

そのコツを押さえておくだけで、いつもデスクトップはキレイに、テキパキと仕事をこなしながら、ストレスなく情報を扱えるようになります。

私もその「コツ」を押さえるようになってから、情報に振り回されることがほとんどなくなりました。

 

さて、この記事では「情報の整理」を上手に行うために、最低限知っておきたいコツを3つ、お伝えします。

タスク管理で扱う「タスク」も、当然一種の「情報」です。

この「コツ」を理解しておけば、タスクの扱いも一段とパワーアップすることでしょう!





「情報整理」の目的とは?

ところで「情報を整理する」目的って何だと思いますか?

キレイにまとめることじゃないの?
分かりやすいように整えることじゃないの?

 

人によって色々な答えがあると思います。

私が思う「情報を整理する」目的はズバリ「必要な時に、必要な情報を取り出せるようにすること」です。

 

メールや書類、作成したファイルなどなど。

多くの情報を扱う中で、キレイにリネームしたり、フォルダ分けしたりしますよね。

でも、最終的に「必要な情報がどこにあるのか」を瞬時に把握できなければ、情報の価値は無くなってしまいます。

  • 奥深くに眠らせてしまって、取り出すのに時間が掛かる
  • どれが最新で、どれが完了済みなのか分からない
  • ファイル名が適当で、自分だけしか分からない

 

こんな状況では、必要な時に必要な情報を取り出すことが難しくなります。

MEMO
ちなみに、日本を代表する大企業であるトヨタでは、「書類は10秒以内に出すことが暗黙のルール」とされているそうです。(参考:OJTソリューションズ『トヨタ仕事の基本大全』中経出版 (2015) )

 

実際にそこまで厳密でないにしろ、「情報の整理」の目的は「必要な時に取り出せる」ということを押さえておく必要があります。

ですので、必ずしも「キレイ」で「整っている」必要はない訳です。

あくまで情報整理の目的は「必要な時にすぐ取り出せる」ということです。

 

それでは、「情報の整理」の目的を理解した上で、コツの説明にいきましょう。

 

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コツ①:情報の入り口「受信箱」を置いて、パニック回避!

「受信箱」とは?

「情報の整理」の1つ目のコツは、情報を受け取る「受信箱」を置くことです。

 

例えば、メールや郵便物を受け取る際には、必ず「受信箱」に入りますよね。

そこから、必要なもの・不要なもの・保存しておくものなどに分けて、振り分けたり捨てたりする訳です。

 

どんな情報においても、扱い方は同様です。

とにかく、この「受信箱」を置くか置かないかで、整理のしやすさが劇的に変わってきます。

MEMO
この「受信箱」のことを「Inbox(インボックス)」と呼ぶこともあります。タスク管理では、この呼び名の方がスタンダードです。

 

「受信箱」の使い方

さて、「受信箱」の使い方は、とても単純です。

 

それは「とにかく設置すること」。

そして、何か外部から情報が入ってきたら、「受信箱を経由するようにすること」です。

「受信してから整理する」という意識が大切なんです。

 

例えば、私がパソコンをセットアップする際には、必ず「Inbox」というフォルダを作ります。

ダウンロードしたファイルも、作成中の書類も、とにかく「Inbox」にまずは入れるようにします。

 

そうすることで、デスクトップや色々な場所にファイルが散乱することが無くなります。

「Inbox」の中は若干乱雑にはなりますが、「全てがそこに集まっている」という安心感を得ることができます。

 

コツ①:「受信箱」を設置することで、スタート地点で散らからなくなる。

 

 

コツ②:不要な情報の「保管庫」で、気持ちもスッキリ!

「保管庫」とは?

2つ目のコツは、役目を終えた情報を一時的に入れておくための「保管庫」を作ることです。

 

普通、役目を終えたメールやファイルは、ゴミ箱に入れたり削除していますよね?

しかし、実は大半の情報は「本当にもう要らないのかどうか、分からない」ものなんです。

そうして、要不要の判断が付かないまま放置されることで、どんどん散らかっていくのです…

 

そこで「保管庫」の登場です。

ひとまず「役目を終えた」と判断したファイルやメールは、削除ではなく「保管庫」というフォルダを作って、そこに移動しておきます。

 

そうすることで、メインの作業場となる場所や、上述した受信箱は、キレイなままで保たれるという訳なんです。

 

「保管庫」の扱い方

そうすると、作った「保管庫」自体がゴチャゴチャになってしまう…

と考える方も、心配はご無用!

 

むしろ、「保管庫」はゴチャゴチャのままで問題なし。

「情報」の利点は、「大量に保存できること」と「横断して検索できること」にあります。

 

「保管庫」がゴチャゴチャになっても、検索して見つけられるのが、情報の強みなのです。

 

MEMO
この「保管庫」を「Archive(アーカイブ)」と呼ぶこともあります。GmailやInstagramにも同名の機能があることをご存じの方もいるでしょう。
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コツ②:「保管庫」を設置することで、作業場が常にスッキリ。

 

 

コツ③:時系列と種類別の組み合わせで、仲間外れナシ

3つ目のコツは「情報を分類する時の基準」についてです。

 

そもそも実は、有効に働く分類の基準は大きく2種類しかありません

時系列」に並べるか、「種類」に分けるかです。

 

「時系列」に並べる

「時系列」は、作成順や更新順のこと。

 

例えば、メールやSNSの投稿は、基本的に「受信(発信)した時系列順」に並んでいますよね。

これが、無理に五十音順に常に表示されているとしたらどうでしょう?

少ない情報量なら耐えられるかも知れませんが、非常に探しづらい…

 

大量になることの多い情報は、基本的に「時系列」が向いているのです。

 

「種類別」に分ける

一方、「種類別」は、その名の通り種類や所属での分類です。

パソコン上で使われる「フォルダ分け」もいわば「種類別」の分類です。

 

こちらは普段から使い慣れている分類方法ですよね。

多くなりすぎた情報を分けたり、少量の情報を扱うには種類別が向いています。

 

どちらの分類方法がいいの?

じゃあ、どっちの分類方法が優れているの?

結論から言えば、「時系列」と「種類別」を組み合わせて整理するのが、情報整理の肝です。

  • 種類で分けてみて、難しければ一律に時系列順に並べておく。
  • 時系列順に並べておいて、乱雑になり過ぎる時には種類で分けてみる。

 

この2つの動作を行ったり来たりすることで、情報は整理されていきます。

「情報の整理」と難しく考えがちですが、実は「時系列」か「種類別」この2種類で分けるしか無いんだと思えば、ちょっとラクな気持ちになってきませんか?

私の場合、迷ったらとにかく「時系列」で並べておきます。
その後で、グループ分けが必要だと感じたら「種類」で分ける感じですね。

 

コツ③:情報の分類は、「時系列」と「種類別」を組み合わせる。

 

まとめ:情報を駆使して有益なアウトプットを!

この記事では、「情報の整理」を上手に行うためのコツを3つ、お伝えしてきました。

コツ①:「受信箱」を設置することで、スタート地点で散らからなくなる。
コツ②:「保管庫」を設置することで、作業場が常にスッキリ。
コツ③:情報の分類は、「時系列」と「種類別」を組み合わせる。

 

これらの基本は、今後も仕事やプライベートで情報を扱っていく上で、とても重要になります。

同時に「受信箱」や「保管庫」を意識出来ている人はまだそこまで多くなく、ビジネスシーンで他の人に差を付けることができるかも知れません。

 

冒頭でも言及した通り、「タスク」も一種の情報です。

実際のタスクの場合、更に扱いに一工夫必要になる部分もありますが、

  • 発生したタスクや思い付いたタスクは、受信箱に入れる
  • 処理済みのタスクは、保管庫(記録)に移動する
  • 時系列と種類別を組み合わせる

 

この3つを押さえておけば、よりスムーズにタスクを扱えるようになるでしょう。

より良いアウトプットをしていくために、情報に振り回されないよう、上手に関わっていきましょう!





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