【大事なことは3つ】繰り返しタスクを上手に扱うコツ【おすすめツールも紹介】

こんにちは!ひばちです。

私たちの生活の大半は、習慣でできています。

考えてみれば、朝起きて、歯を磨いて、顔を洗って、朝ごはんを食べて、仕事に行って、お風呂に入って、夕食をとって、スマホをいじって、眠って・・・

毎日やっていることを、改めてタスクとして意識してみると、大部分は「繰り返し」です。

 

このいわゆる「繰り返しタスク」は、上手にコントロールすれば、とても心強い武器になります。

元大リーガーであるイチローの「ちっちゃなことを重ねることが、とんでもないところに行くただひとつの道なんだなという風に感じてます」という言葉は、正に「繰り返し」の偉大さを表現している一例です。

 

しかし、普通のタスクとして何の工夫もなしに管理しようとすると、逆に振り回されてしまいます。

私も良い習慣を付けようと、「読書」や「試験勉強」、「ジョギング」などを無理に計画した結果、一瞬でとん挫したのを覚えています・・・

 

それから、何度もこの「繰り返しタスク」に手を焼いてきました。

経験上、以下のような扱いづらさがあることが分かっています。

  • 普通に管理しようとすると、何度も何度も同じタスクを書くことになる
  • ツールによっては自動リピートみたいな機能があるので、使ってみると気付いたら、消していないタスクの山で溢れかえっている(でも実際は、無意識に処理している)
  • 理想の生活として書くと、どうみてもできないことで溢れる
  • あまりにキッチリカッチリやるのは、非常に疲れる

 

朝食を摂ってはツールをポチ、トイレに行ってはツールをポチ、が理想だとは思いますが、この方法は人を選ぶ気がします・・・

 

あの手この手を試しても、中々うまくいくことはありませんでした。

しかし、今は割とシックリ来るような方法で、これらの繰り返しタスクをコントロールしています。

 

この記事では、私の感じている「繰り返しタスク」を扱う上で、大事なことを3点お伝えしたいと思います。




コツ①:現時点でやっていることは?

まず押さえておきたいのは「理想から繰り返しタスクを登録するものなら、確実に崩壊する」という事実です。

 

実際に、1日の理想のスケジュールを書いてみましょう。

何時に何をして、何時にこれをして・・・

 

そして、その理想のリストを持って、実際に生活を送ってみてください。

・・・まず間違いなく、挫折します。

 

繰り返しタスクをリスト化する時は、必ず「現時点で無意識に行っていること」を洗い出すことから始めます。

 

上述した通り、洗顔に着替え、メールチェックや掃除、食事の準備に入浴など、無意識に色々なことをやってますよね。

実際に無意識にやっていることが、リストとして可視化されるだけで、実はとても大きな力になります。

 

コツ①:繰り返しタスクを考える時には、まず「現時点でやっていること」を見つめること(可能なら記録してみること)からスタートしよう!

 

コツ②:手順をセットで!

実際に行っていることを洗い出したら、それらの手順に着目してみましょう。

一番効率的に行える時は、どういう順番で行った時でしょうか?

 

例えば、「お風呂に入る」というタスク。

いつも同じ手順で行なっているように思われがちですが、改めて意識してみると、日々ちょっとずつ違っているのが分かると思います。

 

今日は、着替えの準備が先なのか、トイレに行くのが先なのか・・・?

時間帯も、7時帯なのか、8時帯なのか、9時帯なのか・・・?

頭を洗うのが先なのか、体を洗うのが先なのか・・・?

 

このように、無意識にやっていることを「手順」として考えてみると、「より効率的に行える手順はどの順番か」ということを考えられるようになります。

 

コツ②:繰り返しタスクは、「手順」をセットで考えよう!

 

あと、リストとして記述する時は、「読書する」「ジョギングする」の一行だけではなく、どういう手順で行うのがシックリ来るかを考えることが重要です。
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コツ③:「振り返り」の時間が重要!

「繰り返しタスク」を扱うのに、最も重要なのは「振り返り」です。

 

上述した通り、「毎日同じ繰り返し」だと思われるようなタスクでも、必ず日々ちょっとずつ違う手順で行っています。

 

それは、無意識に「より良い手順」「ラクな手順」を探り続けているからです。

それを無視して、常に同じ行動を自分に強制すれば、リストは意味のないものになります。

 

コツ③:「理想の手順」と「現実の手順」を定期的に突き合わせる「振り返り」の時間を取ろう!

 

使いやすいおすすめのツール

繰り返しタスクは、大抵のタスク管理ツールで扱うことができます。

 

普段のタスクと同じツール上で管理するのも良いですし、繰り返しタスクだけ別のツールで管理するのも悪いことではありません。

大事なのは、自分にとってしっくりくる運用を探ってみることなんです。

 

ここでは、繰り返しタスクを扱うのに、おすすめのツールを4つお伝えします。

タスクペディア

気軽に使えるツールとしては、当チームで提供している「タスクペディア」があります。

タスクぺディア 公式

タスクペディア とは? 頭の中の『ごちゃごちゃ』を外に出し、見える化して『スッキリ』させる『タスク管理支援ツール(無料)…

 

タスクペディアでは、繰り返しタスクは「テンプレートタスク」という機能で管理します。

完了したタスクを、テンプレートとして保存しておき、その日の最初に複製していくイメージです。

MEMO
タスクペディアのテンプレートタスクの使い方については、こちらのマニュアル動画(リンク)をご覧ください!

 

このとき、注意点としては「自動で複製される機能は無い」ということ。

しかし、「自動で複製されない」ことにも意味があります。

 

タスクを実行するモチベーションが最大化する時というのは、そのタスクに「必然性」を感じられる場合です。

自動で複製されてしまうと、そこに必然性を感じづらくなるという欠点があります。

「強制感」を感じるようになり、日常的な繰り返しタスクが、重荷に感じられるようにもなります。

 

ですので、繰り返しタスクは、自分の手でその日のタスクに入れたり、調整を加えたりすることをオススメします!

 

MEMO
ちなみに、毎朝その日のタスクを調整することを「日次スタート」と呼びます。繰り返しタスクこそ、この日次スタートが重要な習慣になります。
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ルーチンタイマー

ルーチンタイマーは、iPhoneで使用できる繰り返しタスクを管理できるツールです。

App Store

‎何かをするときに他のことに気がそれたり、 ダラダラしていつのまにか時間がたって遅刻してしまったり... そんなあなた…

 

操作方法や画面が非常にシンプルで分かりやすい作りになっており、お勧めです。

その名の通り、タイマー機能があり、「さぁ、始めるよ!」と無理なくタスクへのスタートを切ってくれます。

 

このタイマーを付けて行動するという手法は非常に重要な習慣なので、単体でもオススメです。

 

TaskChute シリーズ(上級者向け)

少し高度なタスク管理をしたい場合に、オススメなのがTaskChuteシリーズです(下の「ツール全まとめ」内で紹介しています)。

タスク管理大全

こんにちは!ひばちです。 タスク管理のツールって、たくさんあって選びづらくないですか? 今回は、インターネット上やその他…

 

TaskChuteはExcel,TaskumaはiPhone,TaskChute Cloudはクラウドで動くアプリです。

各々の環境によって適切なものを選択してみてください。

 

TaskChuteシリーズは、他のタスク管理ツールよりもさらに「繰り返しタスク」を管理するために必要な機能が用意されています。

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番外編:単なるメモ帳

ちなみに、私が「繰り返しタスク」を管理するために使っているツールは何かと言うと、実は単なる「メモ帳」だったりします。

 

 

こんな感じで、自分だけしか分からないレベルの用語を多数並べながら「自分がしっくり来ればそれで良い!」くらいの勢いでメモ帳に殴り書きをしています。

 

実は、「何のツールを使うか」はそこまで重要なことではありません。

上述した3つの大事なことを押さえていれば、後はメモ紙でもメモ帳アプリでも、書き込むツールは何でも良いのです。

 

まとめ:まずは繰り返しタスクを可視化しよう!

この記事では、繰り返しタスクを扱う時に大事にしたい3つのことと、おすすめのツールを紹介しました。

コツ①:「現時点でやっていること」を見つめることからスタートしよう!
コツ②:繰り返しタスクは、「手順」をセットで考えよう!
コツ③:「振り返り」の時間を取ろう!
コツ+α:管理するツールは実はなんでもいい!

 

これらを意識するだけで、繰り返しタスクの扱い方がガラリと変わり、習慣を武器としてコントロールできるようになります。

最初の一歩は、とにかく「現時点で、どんな日常を送っているか」自分の生活の中の繰り返しタスクを可視化することです。

 

やり方、進め方が分からない時には、チームタスクペディアがタスク管理のサポートをしていますので、いつでもヘルプしてみてください。
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