タスク管理は「タスク＝やること」を、頭の外で上手にやりくりする手法です。
元々タスクは頭の中にあるものなので、目には見えません。
「あれをやらなきゃ….」「これをやろうと思っていたのに…」と頭の中でモヤモヤしているものを、主に文章で記述したものがタスクです。
一方で、人は「時間的非整合性」という性質を持っています。
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「あれをやろう！」と思い立ってタスクリストを立てても、時間が経って見た時には「やっぱりやりたくないな…」と、全く異なる感情を抱くものなのです。
タスクリストを作る「作成者」としての自分と、タスクリストを実行する「実行者」としての自分。
その間には、時間的非整合性が働いています。
「全くの別人」に近い感情を持っていると、捉えた方が良いかも知れません。
したがって、タスクを記述する際には、自分が後で見た時のことを考えることが重要です。
「分かりやすく」「実行しやすく」感じるよう、タスクの表現、つまり「名付け方」を工夫することが鍵になってくるのです。
タスクの階層構造
一般的にタスクは、以下のような階層構造を取っています。
「〜」と示しているのは、階層の深さに明確な定義はないからです。
また、ミッションやプロジェクトなど、その呼び名も明確には決められていません。
個人差も大きくありますが、多くの場合、シンプルに2階層で扱われることが多いです。
「望んでいる結果」と「次に取るべき行動」、「プロジェクト」と「タスク」、あるいは「タスク」と「サブタスク」、など。
これらも様々な呼び名がありますが、ここでは「階層構造になっている」ということだけ抑えておけばOKです。
プロジェクトとタスクの表現
階層構造をとる「プロジェクト」と「タスク」は、各々で適する表現が違います。
順番に見ていきましょう。
プロジェクト
「プロジェクト」は、タスクの集合体で「そこに至るまでに複数の行動が必要なもの」を指します。
一つのプロジェクトの下には、複数のタスクがあります。
「それらのタスクを実行することで、プロジェクトが達成される」といった階層構造になっています。
プロジェクトは「状態を表す動詞（Being）」で記述すると、イメージが付きやすくなります。
つまり、「最終的にどうなっていることを望んでいるのか」です。
タスク
一方「タスク」は「やること＝すぐに取れる行動」です。
「物事を前に進めるために必要な、目に見える行動」のことを指します。
ひばちです。 今回はタスク管理用語「タスク」について説明します！ [afTag id=3846] タスクとは 「タスク（Task）」とは「やること」を表す言葉です。 「アクティビティ」「アクション」とも呼ば[…]
実行の最小単位として扱われることが多いため、「動作を表す動詞（Doing）」で記述すると、イメージが付きやすくなります。
つまり「実際にどういう行動をとるのか」です、
どうすれば完了と言えるのか
前項で「プロジェクト」と「タスク」の表現の違いについて説明してきました。
適する表現は各々で異なります。
しかし、どちらにしても重要なことは「どうすれば完了と言えるのか」をイメージすることです。
「書類を作る」という仕事が舞い込んできた状況を例に考えてみましょう。
プロジェクトとして考えれば、全体が完了した状態をイメージして「作成した書類を上司に提出する」と名付ける方が、より具体性のあるプロジェクトになります。
タスクとして考えれば、第一歩が完了した状態をイメージして「参考資料を揃える」「PCにドラフトを作る」「確認のため上司にメールを送る」などの表現にすると、具体性のあるタスクになります。
どちらも「完了の状態」をイメージした表現になっています。
プロジェクトやタスクを具体的な表現に変えるには「どうすれば完了と言えるのか」を考えることが重要なのです。
5W1Hを活用する
もう一つ、具体性のある表現にするツールとして「5W1Hフォーマット」があります。
「5W1H」は、次の6つの言葉の頭文字を取ったもので、具体的な文章が求められる新聞記事などの執筆などに活用されるフォーマットです。
- When（いつ、いつまでに）
- Where（どこで、どこへ）
- Who（誰が、誰に）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どうやって）
プロジェクトやタスクを名付ける際にも「5W1H」を意識すると、具体性の高い表現になります。
これらを一つ一つ明確にした表現を心掛けることで、状態や動作のイメージが具体的なタスク名を付けることができます。
まとめ
この記事では、タスクを記述する際の表現である「名付け方」について解説してきました。
- タスクには、階層構造がある（けどそこまで気にしなくて良い）
- 完了した状態や動作がイメージできる表現で書くと、実行可能性が上がる
- 5W1Hのフレームワークを活用すると具体性が高まる
タスクの表現を変えるだけで、私たちは不思議とモチベーションが上がったり、できなかったことができるようになります。
表現は慣れです。
経験を重ねながら、少しずつ名付け方のコツを掴んでいきましょう。
「自分が望んでいるものは何か」─これをはっきりとわかっている人は、そこに到達するまでやり抜くことができます。
具体的な目標を決めたら、そのために必要な行動は何かを具体的にすることも大切です。
「いつまでに、何をするのか」を決めるのです。─ハイディ・グラント・ハルバーソン
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