GTDの5ステップの1つ「把握する(集める)」について、詳しく解説します!

こんにちは!ひばちです。

この記事では、GTDの根幹となる5つのステップの内、最初のステップである「把握する(集める)」について解説します。

 

GTDって何?という方は、先にこちらをご覧ください。

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把握する目的:頭の中はハードディスクじゃない

「把握する(集める)」のステップでは、「頭の中にあるものを、全て書き出す」ということを行います。

 

このことについて、デビッド・アレンは著書の中で以下のように述べています。

人の頭は、アイデアを生むところであって、アイデアを保存するところではありません。
出展:全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

 

私たちの頭の中は、考え事をしたり、アイデアを出したり、判断をしたりといった「頭で処理する」ことを得意としています。

入ってきた情報に対して、どうすれば良い考えることや、意思決定することは比較的容易にできます。

 

反対に、過去の出来事や昨日した会話など、明確な形で「覚えておくこと」は苦手です。

エビングハウスの記憶に関する実験では、一度覚えようとしたことでも「20分後には42%忘れる」といった結果が出ています。

入ってきた情報に対して、それをずっと覚えておくのは、元々できないようになっているのです。

 

仕事をしていると、様々な方面から、急な「やるべきこと」が舞い込んできます。

例えば、Aの仕事をしていたら、Bの仕事の電話が掛かってきて、すぐにCの仕事の依頼が入ってくる、といった状況は日常茶飯事です。

マルチタスク、つまり複数の仕事を同時に進めなければいけない状況で、それでも目の前のことに集中するためには「自分の頭の中で、仕事を管理しようとしない」ことが大切なのです。

 

Open Loop を防ぐ

Open Loopとは、GTDに登場する用語の一つで「繰り返し思い浮かぶ、片付いていないこと」を指す言葉です。

 

私たちは生活している中で、多くのことを思い出し、忘れ、また思い出し、を繰り返しています。

ふと良いアイデアを思い付く時もあれば、焦りを覚えたり、気分が落ち込んだりすることを思い出す時もあります。

例えば「あの件を上司に伝えなければ」とか「そろそろガソリンを入れなきゃ」とか「あの案件の提出が近いぞ」などです。

 

大抵、その思い出した瞬間は、その思い付きを行動に移すことができない状況です。

仕事のことを自宅で思い出したり、家族のことを仕事場で思い出したり。

その時は、仕方なく頭の中に引っ込めることになります。

 

そういった「繰り返し思い浮かぶ、片付いていないこと」が頭の中に増えていくと、ストレスの原因になっていきます。これをOpen Loopと呼んでいます。

Open Loopは、そのままにしておくと、頭の容量をずっと消費していきます

 

把握する(集める)」ステップとは、このストレスや生産性を失わせる原因となるOpen Loopを、頭の外側に追い出すステップと言い換えることができます。

 

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Inbox を用意する

Inboxとは、GTDに登場する用語の一つで、「一時的な受け皿」のことを指す言葉です。

「気になること」をうまく管理していくには、いったんそれらをすべて一時的な受け皿に保管しておくといい。GTDではその受け皿を「インボックス」と呼ぶことにする。
出展:全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

 

Inboxは、特定の形がある訳ではありません。

郵便物を一時的に集めておく「郵便受け」もInboxですし、受信した未開封のメールを一時的に集めておく「受信箱」もInboxです。

 

大掃除の時に、片付けたい部屋の物を、一旦新聞紙の上に出す。

この「新聞紙の上」という空間も、広い意味でのInboxと言えます。

 

このように普段私たちは、知らず知らずの内に、Inboxという「一時的な受け皿」という考え方を実践しています。

この「把握する(集める)」の肝となるのは、Inboxを用意することになります。

 

Inboxに入る情報の種類

普段、私たちの扱う情報には、3種類あると言われています。

  1. フィジカル(物理的)なもの
  2. デジタルなもの
  3. 頭の中にあるもの

 

①のフィジカルなものの代表は、郵便物や書類です。

特徴は、形があるということです。

「郵便受け」や「書類受け」など、自然に「一時的に集める」ことを実践しています。

 

②のデジタルなものの代表は、メールやSNSの通知、ニュースなど。

特徴は、形があり、数が多いということです。

こちらも「メールの受信箱」「ニュースリーダー」などを活用して、最新情報を「一時的に集める」ということを実践していることが多いです。

 

③の頭の中にあるもの、つまりOpen Loopです。

特徴は、形がないということ。

なので、大抵の人はInboxを用意していません。

用意していないからこそ、Open Loopはずっと頭の中に残り続けることになります。

 

Inboxの原則「一時的」

Inboxは「一時的に」集める場所です。

一時的にということは、ずっと保管しておく場所ではない、ということです。

 

「郵便受け」に届いた郵便物は、必要な人に届けられます。

「メールの受信箱」に入ったメールは、読まれた後に別のフォルダに振り分けられるかも知れません。

 

Inboxの目的は、抱えているものがどれだけあるかを「把握する」ことにあります。

ですので、Inboxに入ったものは「一時的」である必要があります

 

Inboxの原則「最小限」

Inboxは、集めるものの種類や場所によって、複数所持する場合があります。

例えば、フィジカルな情報、またはデジタルな情報に対しては、普段自然にInboxの考え方を活用しています。

 

ただ例えば、郵便受けが同じ家に複数あったら、届ける郵便屋さんも迷いますし、家に持って行くだけでも一苦労です。

逆に、仕事のメールと、プライベートのメールの受信箱が一緒であると嫌な人もいるでしょう。

 

Inboxは、扱う情報によって、そして必要に応じて複数持つことになります。

しかし、それらは自分が把握できる位に最小限である必要があるのです。

 

Inboxの原則「集めるだけに集中する」

Inboxは、「一時的な受け皿」ですので、「集めるだけ」のものです。

その中で処理することを想定していません。

 

よく大掃除で片付けをする際「奥の押し入れから物を出してきたら、昔の漫画や古い写真が出てきて、夢中になって掃除を中断してしまった」といった経験はないでしょうか?

この現象が起こるのは「集めること」と「片付けること」を同時に行っているからです。

 

Inboxに入れる時は「集めるだけ」に集中します。

これは何だろう?と考えるのは、次の「見極める」ステップで行います。

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Mind Sweepとは

Mind Sweepは、GTDの中で登場する用語です。

「頭の中にある気になること全てを書き出し、Inboxに入れる」という作業をMind Sweepと呼んでいます。

 

紙とペンを用意して、思い付いたことを片っ端から書き出していきます。

関係あることかどうか、今やるべきかどうかなどは関係ありません。

とにかく頭の中にある気になることを、頭の外に出していきます。

 

GTD公式では、この作業を始めて行う時には、2~3時間掛けるべきとされています。

それくらい、頭の中にあるものを外に出すには時間が掛かるのです。

実践してみよう

準備するもの
  • 十分な枚数の紙(ノートやスケッチブックでも可)
  • 筆記用具
  • 十分な時間
  • 一人になれる落ち着ける場所

 

まずは、思い付く限り、頭の中にあるものを書き出してみましょう。

実践については、後日、別の記事で詳しく解説します。

 

まとめ

この記事では、GTDの根幹となる5つのステップの内、最初のステップである「把握する(集める)」について解説しました。

 

GTDの起点となるこのステップは、タスク管理を実践していく上でのスタート地点にもなります。

このステップを通して、「頭の中に置いておかない」という習慣を身に付け、ストレスフリーな仕事のやり方を進めていきましょう。

 

参考・引用

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