GTDの5ステップの1つ「選択する(実行する)」について、詳しく解説します!

こんにちは!ひばちです。

この記事では、GTDの根幹となる5つのステップの内、最後のステップである「選択する(実行する)」について解説します。

GTDって何?という方は、先にこちらをご覧ください。

関連記事

GTDとは? GTD®は『Getting Things Done®』の略称です。   これは、アメリカ人のデビッド・アレンが開発した「ライフワーク管理システム」の名称です。 このシステムは「無用なストレスから逃[…]

スポンサーリンク

選択する(実行する)とは?

ここまで、気になることの「把握(収集)」、それは何か?という「見極め(処理)」、適切な場所への「整理」、そのシステムを信頼できる状態への「更新(レビュー)」を、ステップに分けて行ってきました。

 

次はいよいよ、そのリストから「選択する(実行する)」ステップに入ります。

 

選択する(実行する)ための基準

このステップで基本的に確認するのは、「次に取るべき行動リスト」です。

このリストから、今できることを選択していくことになります。

 

GTDでは、行動を選択する際には、3つの制約条件と、6つのレベルでの価値観(Horizon of Focus®モデル)と照らし合わせることで、優先順位を判断していきます。

 

3つの制約条件

状況(今いる場所で何ができるか)

どんな行動を選択するかは、場所や状況に左右されます。

「整理する」ステップで、次に取るべき行動リストを「状況(コンテキスト)」に分類していれば、その状況に合ったリストを確認していくことになります。

 

時間(どれくらい時間があるか)

次の予定まで、どれくらいの時間があるでしょうか?

行動を選択する際には、「今どれだけ使える時間があるか」も考慮する必要があります。

 

資源(どの程度のエネルギーがあるか)

行動を選択するのに必要なのは、状況や時間という客観的な観点だけでなく、あなたのコンディションも重要です。

 

集中する必要のある作業のような精神的なエネルギーが必要な行動もあれば、体力の要る身体的なエネルギーが必要な行動もあります。

自身の今持っている「資源(エネルギー)」によっても、選択できる行動は変わってきます。

 

 

6つのレベル(Horizon of Focus®)

物事の優先順位は、一つの観点から決まる訳ではありません。

上述のような「今」の制約条件が関係することもあれば、目標や理念などもっと高い視点から判断しなければいけない場合もあるでしょう。

 

「6つのレベル」は、視点の違いを高度になぞらえ、高さの違いで何を判断していくかを表すモデルです。

長期的な視点で考えていくために有用なモデルとなります。

Level 5 :人生とその価値(Purpose & Principles)
Level 4 :3~5年のビジョン(Vision)
Level 3 :1~2年の目標と方向性(Goals & Objectives)
Level 2 :責任を負い、重点を置く領域(Area of Focus)
Level 1 :現在のプロジェクト(Projects & Priorities)
Level 0 :現在の行動(Calendar/Actions)

スポンサーリンク

仕事の性質とGTDの目的

3つの性質の仕事

GTDでは、「仕事は3つの性質に分けられる」とされています。

一つずつ見ていきましょう。

 

発生ベースでの仕事(その場で対処する仕事)

発生ベースの仕事は常に優先されます。

電話が掛かってきた時、来客が来た時、即対応を求められる上司からの仕事、顧客からのクレームなどです。

 

この性質の仕事は、5つのステップを経由してリストに書く前に、即対応を迫られることになります。

 

事前に明確にされた仕事(GTDで整理した仕事)

事前に明確にされた仕事は、GTDの5つのステップを経由することで、やるべきことが明らかになっている仕事です。

この性質の仕事は、上述した3つの制約条件や、6つのレベルで自分の役割を考慮した上で、実行していくことになります。

 

仕事の明確化(GTDで仕事を整理する)

GTDの5つのステップで行われたような、明確になっていないものを明確にすることも大事なことの一つです。

つまり、仕事の明確化自体も、仕事の一つなのです。

 

現状の比率と、理想的な比率を考える

3つの性質の仕事の比率は、業種や職種、立場によって違います。

例えば、受付業務であれば、来客対応が主になるため、発生ベースの仕事はかなり多くなると予想されます。

 

ただ、事前に明確にされた仕事も無い訳ではなく、仕事の明確化は必要です。

事務作業が主な職種であれば、事前に明確化された仕事の比率が多くなります。

ただし、発生ベースの仕事も少なからず存在します。

 

プロジェクトマネージャーなどの立場になると、曖昧なことや業務の調整が多くなるため、仕事の明確化の比率が多くなります。

ただ、こちらも、発生ベースの仕事は依然としてあり、更に自分自身が処理すべき事前に明確化された仕事もあります。

 

このように、3つの性質の仕事の比率には職種などにより個人差があります。

GTDでは、仕事の明確化の時間を適切に取り、事前に明確にされた仕事の比率を適切に取ることを推奨しています。

 

しかし、発生ベースの仕事が全くなくなることはありません。

そして、コントロールそのものはできません。

 

コントロールできるのは、仕事の明確化と事前に明確にされた仕事の方です。

ただし、これらをコントロールしていくことで、発生ベースの仕事にも、余裕を持って対応できるようになります。

 

 

まとめ

ここまで、GTDの5つのステップを詳細に見てきました。

 

忘れてはいけないのは、GTDを実践していく目的は「何をやっていても、今これをすべきだという確信が得られ、落ち着いていられる状態になること」であるということです。

 

信頼できるシステムを構築することができれば、そこから確信を持って選択する(実行する)ことができるはずです。

選択することに自信を持つことが、5つのステップを経由する本質なのです。

 

また、何もしないことを選択する(実行する)ことも、適切な判断です。

何を選択するか、または何を選択しないか、その判断に自信を持てることが、5つのステップに沿ってGTDを実践する目的となります。

 

ここまで、GTDの5つのステップについて解説してきました。

次回は、実際に実践していく上でのポイントを、私ひばちの主観を含めて解説していきたいと思います。

スポンサーリンク