GTDの5ステップの1つ「更新する(レビューする)」について、詳しく解説します!

こんにちは!ひばちです。

この記事では、GTDの根幹となる5つのステップの内、4つ目のステップである「更新する」について解説します。

GTDって何?という方は、先にこちらをご覧ください。

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「更新する(レビューする)」とは?

「更新する(レビューする)」ステップは、GTDの5つのステップで構築したシステムが「信頼できるシステム」であり続けるよう、見直しやメンテナンスを行っていくステップです。

GTDを実践する目的は頭をのんびりさせることではなくて、より知的で生産的、なおかつ創造的な活動ができるように頭をすっきりさせることにある。この状態に到達するには、すべての物事を定期的に見直し、最新の状態を保っておく必要がある。やるべきことに集中できていて、やっていないことについても「今はそれでも大丈夫」という確信が得られなければならない。そのためには定期的にシステムを見直し、その中身を「更新」していくことが不可欠だ。
出展:全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

 

ここまで、「把握する(集める)」「見極める(処理する)」「整理する」の3ステップにより、注意を引くものや頭の中にあるものを明確にし、リストやファイルなどに分類しました。

 

あなたに関係のある全てが明確になっており、システムが最新であり続けることができれば、システムに預けた事柄について、今は考える必要がなくなるはずです。

そして、必要なことは必要な時に思い出すことができるようになっていれば、自然と目の前のことに集中できるはずです。

 

しかし、システムに入っていないものがあったり、システムが最新でなかったりするなら、そのシステムを信頼することができず、目の前のことに集中できないでしょう。

「更新する(レビューする)」ステップでは、見直しや振り返りを通して、システムを信頼できる状態に維持するということを行っていきます。

 

また、GTDの創設者であるデビッドアレンは、GTDの5つのステップの中で更新(レビュー)が、最も重要なステップだと言っています。

大事なのは、適切な間隔で人生や仕事の全体像を幅広く見渡し、具体的な行動を確認できるようにすることである。ほとんどの人にとってGTDの成否のカギを握るのが、この「更新する」のステップだ。週に一度は、現在抱えているプロジェクトや「気になること」のすべてを見直し、更新していく必要がある。
出展:全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

 

更新(レビュー)の目的

「更新(レビュー)」は、自分の構築したシステムを定期的に見直すことを指します。

この見直しや振り返り、メンテナンスの時間を取ることは、安定したシステムを続けていく上で非常に大事なものです。

 

あなたも、自分の目標の達成度を確認したり、部屋を見直したり、携帯のプランを見直したり、考えを一度整理したみたり、そんな経験があるでしょう。

更新(レビュー)は、あなたも知らず知らずの内に、自然と行っていることでもあります。

 

また、振り返りや見直しの時間を、あらかじめ決まった周期で行うことで、よりチャレンジングに動けたり、方針の修正がしやすくなったりします。

更新(レビュー)の習慣を作ることは、GTDを実践する上でも重要なことですが、私たちが生産的で平穏であり続けるために、必要なことなのです。

 

更新(レビュー)が目指すもの

更新(レビュー)は、システムが信頼できる状態であり続けるために行います。

より細かく言うと、更新(レビュー)は、以下の3つの要素で構成されます。

明確にする

身の回りの整理されていないものを集めたり、インボックスに入っているものを見極めたり、更新(レビュー)では、「明確になっていないものを、明確にする」作業を改めて行っていきます

 

普通に過ごしてれば、どうしても不明瞭なことが増えていきます。

更新(レビュー)では、それらを改めてインボックスに集めたり、意味を明らかにしていきます。

 

最新にする

システムを構築しても、それらが最新でなければ、そのシステムを信頼することができません。

 

「整理する」で作成したリストに入った項目が、適切な場所にあり最新の状態であることをチェックする必要があります。

システムを最新にすることは、更新(レビュー)の大きな意義の一つです。

 

創造的になる

不明瞭なことが無くなり、システムが最新で信頼できるものになれば、頭の中のスペースに余裕ができます。

そうなれば、目の前のことを片付けるだけでなく、「本当はやりたいこと」について考える時間を取ることができるようになります。

 

いつかやりたいことを見直したり、新しいプロジェクトを追加したり、自分のミッションについて振り返る時間を設けることはとても大事なことです。

更新(レビュー)は、あなたをより創造的にするために行われます。

 

 

更新(レビュー)で何を行うか

GTDにおける「更新(レビュー)」は、基本的に「把握する(集める)」「見極める(処理する)」「整理する」のステップを、改めて行っていきます。

ですので、更新(レビュー)のステップで、特別新しく行うことは実はありません。

 

3つのステップで行ってきたことを、改めて繰り返し定期的に行っていく。これが、更新(レビュー)です。

具体的に見ていくことにしましょう。

 

把握する(集める)系

  • 身の回りの整理されていないものの収集
    溜まった名刺、レシート、紙の資料など、整理されていない紙類や資料をインボックスに収集する
  • 頭の中を空にする
    新しいプロジェクト、連絡待ちの事柄、いつかやろうと思っていることなどを書き出し、頭を空にする

 

見極める(処理する)系

  • インボックスを空にする
    インボックスに入っている明らかになっていないものを仕分け、インボックスを空にする
  • 次に取るべき行動を考える
    プロジェクトリストや、行動できていない項目について、次に取るべき行動は何かを考える

 

整理する系

  • カレンダーの更新
    カレンダーを見返し、予定を転記する
  • 連絡待ちリストの更新
    連絡待ちリストを見返し、連絡を受けた項目にチェック、報告や連絡が必要な項目を確認する
  • プロジェクトリストの更新
    プロジェクトリストを見返し、目標や結果の状態を一つ一つ評価する。各項目について少なくとも1つの次 の取るべき行動があることを確認する
  • プロジェクトサポートの更新
    プロジェクトサポートを、閲覧しやすいよう整理する
  • チェックリストの更新
    使いやすいように項目を確認する
  • いつかやる/多分やるリストの更新
    いつかやる/多分やるリストを確認して、活動中のものをプロジェクトへ、興味のなくなったものは削除する

 

以上の3つのステップを改めて行っていくことで、システムを信頼できる状態に保っていくことができます。

 

 

更新(レビュー)をいつやるか

更新(レビュー)を行う頻度は、システムの複雑さや状況、その人によって違います。

 

どの頻度で行うにしても、定期的に決められた周期で行っていくことは非常に重要です。

 

GTDでは、1日単位で行う更新を日次レビュー、一週間単位で行う更新を週次レビューと呼びます。

 

日次レビュー

日次レビューで見直す主なリストは、カレンダー次に取るべき行動リストです。

 

日々の行動はこの2つのリストから実行されていくため、常に最新の状態にしておく必要があります。

また、気になることを集めたインボックスも、この日次的に空にしていことが大事です。

 

ですので、1日数分でも、インボックスや2つのリストを見直す習慣は、システムの信頼度を大幅に上げてくれます。

 

週次レビュー

週次レビューでは、システムの一部ではなく全体を見直します

ここでは、上述した「更新すること」を漏れなく行っていくことになります。

 

その他、自分が「更新した方が良さそう」「目を通した方が良さそう」だと思ったことは、やることに追加していきます。

週次レビューは、やることが多くなっていく傾向にあるので、チェックリストを活用するのも良いでしょう。

 

週次レビューは、時間が必要です。人によって異なりますが、毎週静かになれる時間を1~2時間確保しておくのが良いでしょう。

習慣になっていない場合はカレンダーに記入することで、スケジュール化してしまうのも良い手です。

 

 

実践する

更新(レビュー)は、気負わないことが大切です。

リラックスした状態で、「システムに目を通す」「最新にする」ということを意識しながら、まずは次のことを行っていきましょう。

  • 週次レビューをする時間帯、場所を決める
  • 日次レビューでカレンダーとやることリストに目を通す時間を作る
  • 週次レビューでやることをチェックリストにする

 

まとめ

更新する(レビューする)ステップは、GTDの5つのステップの中でも、特に重要なステップです。

逆に言えば、このステップを行う時間を定期的に取っていくことが、GTDを習慣付け、円滑に回していくコツであると言えます。

 

次は、最後のステップ「選択する(実行する)」について解説していきます。

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