GTDの5ステップの1つ「見極める(処理する)」について、詳しく解説します!

こんにちは!ひばちです。

この記事では、GTDの根幹となる5つのステップの内、2番目のステップである「見極める(処理する)」について解説します。

 

GTDって何?という方は、先にこちらをご覧ください。

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「見極める(処理する)」とは?

「見極める(処理する)」ステップは、GTDの最初のステップである「把握する(集める)ステップ」で集めたもの一つ一つについて、「これは何か?」を明らかにしていくステップです。

 

「把握する(集める)」ステップでは、あなたが気になっていることを、全てInboxに集めることを行いました。

その時には「集めたものをどうするか」などの判断は行なっていません

 

「見極める(処理する)」ステップでは、ある決められた方法によって「行動が必要かどうか」「誰かに頼むべきか」などを判断していきます。

 

「整理する」ステップとの関係

「見極める(処理する)」ステップは、次のステップである「整理する」ステップと密接に関わっています。

 

というのも、このステップで「これは何か?」を明らかにしたものは、分類され適切な場所に振り分けられていきます。

 

つまり、

  • これは何かを明らかにする」のが「見極める(処理する)」ステップ
  • 明らかにしたものを適切な場所に振り分ける」のが「整理する」ステップ

ということになります。

 

この2つのステップは、多くの場合、連続して行われることが多いです。

 

「見極める(処理する)」フローチャート

「見極める(処理する)ステップは、以下のフローチャートを使用して行っていきます。

出展:全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

このフローチャートは、一見複雑で面倒に見えるかも知れません。

 

しかし、これらは私たちが普段物事を整理する際の意思決定プロセスを可視化したものとも言えます。

慣れてくれば、自然とこのフローを活用することができるはずです。

 

それでは、フローチャートを一つ一つ解説していきましょう。

各分岐について、数字を付けて解説していきます。

 

①:行動を起こすべき?

最初の選択肢は、「行動を起こすべきかどうか」です。

この分岐で、「行動が必要なもの」なのか「単なる情報なのか」を分類します

 

②:行動を起こす必要のないもの

「行動を起こす必要のないもの」は、以下の3つに分類されます。

α:ごみ箱
それが必要でないものならば、ごみ箱に入ります(つまり捨てます)

β:資料として保存
後々必要なものであれば、資料として分類されます
書類であればファイリング、デジタルであればフォルダに保存しておくなどしておきます

γ:保留する
「今は行動を起こす必要がない」ものは、いつかやる(保留)として分類されます

 

③:次に取るべき行動は一つ?

「行動を起こす必要がある」と決めたものに関しては、ここで2つのことを明確にすることになります。

 

それは、「次に取るべき具体的行動は何か」と、達成に複数のステップが必要ならば、「望む結果は何か」です。

フローチャート上では1つのフローで表現されていますが、実はこの部分では、以上の2つのことを決めていく必要があるのです。

 

「次に取るべき具体的行動は何か?」

次に取るべき具体的行動(Next Action)」は、GTDでは非常に重要な概念となります。

この段階で、「行動を起こすべきこと」は、より具体化された「次に取るべき具体的行動」に書き換えられることになります

 

例えば「旅行の準備をする」というタスクがあった時、それだけでは具体的にどんな行動を取れば良いのか不明瞭です。

「旅行の日程を確認する」「持ち物を確認する」「旅行先のガイドブックを買いに行く」などが、「次に取るべき具体的行動」となります。

 

「望む結果は何か?」

複数のステップが必要な場合には、「望む結果」を明らかにします。

GTDでは、複数のタスクで構成されたものを「プロジェクト」と呼んでいます。

 

例えば、「旅行の準備をする」というタスクは、一つの行動で完了する訳ではありません。つまり、複数の行動が必要なものなのでプロジェクトということになります。

 

「旅行の準備をする」プロジェクトの「望む結果」は何でしょう?

そのまま「旅行の準備を完了させる」でも良いかも知れませんが、より踏み込んで「楽しい旅行になるように、事前にできる準備が完了した状態にする」とした方が、より明確な「望む結果」になります。

 

明確にされた「望む結果」は、リスト化しておくことで「プロジェクトリスト」として扱うことになります。

 

④⑤⑥:行動を起こす必要のあるもの

行動を起こす必要のあるものについては、先ほどの段階で、具体的な行動(Next Action)が定義されました。

ここでは、その具体的な行動について以下の3つの質問を行うことで、それらをどう進めていくか判断していきます。

 

④:2分以内にできる?

2分以内にできる行動に関しては、「今すぐやる」と決断します。

2分でできる行動については、わざわざ分類しません。

 

これをGTDでは、2分ルールと呼びます。

 

何故2分かと言うと、この数字に厳密な意味がある訳ではないようです。

「リストに入れる時間よりも、やってしまった方が早い仕事は、直ちに実行する」という判断基準になります。

その具体的な基準が2分なのです。

 

⑤:自分でやるべき?

自分でやる必要がない行動に関しては、「誰かに頼む」という選択肢を取ることになります。

 

⑥特定の日付にやるべき?

ミーティングなど、特定の日付にやることが決まっているものに関しては、「カレンダー」に分類されます

 

次に取るべき行動リスト

「行動を起こすことが必要」で「2分以上掛かる」「自分でやるべき」で「やる特定の日付が決められていない」行動に関しては「あとでやる」ことになります。

このリストに残ったものだけに集中しながら、仕事を進めていくことになります。

 

見極めることの意味

「これは何か?」を明らかにすることは、非常に重要な意味を持っています。

気になっていることについて「行動する必要があるか」「次に取れる具体的な行動」を判断することは大事なことです。

 

一方で、その行動がどんな「望む結果」に向かって行うのかを明確にしておくのも、目的を見失わないためには大事です。

 

また、この「見極める(処理する)」ステップでは、集めたもの一つ一つを全て実行して「完了」させる訳ではありません

あくまで、「これは何か」を明らかにするのみです。

 

しかし、それが明らかになるだけで、相当にストレスは軽くなります。

 

まとめ

例えば、以下のような自問自答は、私たちが普段行っている意思決定です。

  • タスクなのかアイデアなのか?
  • タスクなのかスケジュールなのか?
  • 自分ですべきか、誰かに任せるか?
  • あとでやるか、今すぐやってしまうか?
  • まず最初に取るべき行動は何だろう?
  • この案件の最終目標は何だろう?

 

頭の中にあるもやもやが晴らすためには、実はこれらの意思決定を意識的に行っていく必要があるのです。

その為の便利なツールが、このフローチャートだと言えます。

 

見極めのステップのフローを学べば、意思決定がとてもスムーズになると思います。

 

次回は、見極めて分類したものを、適切な場所に配置する「整理する」ステップについて解説します。

 

参考・引用

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