今回はタスク管理用語「備忘録ファイル」について説明します！
備忘録ファイルとは
「備忘録ファイル（Tickler File）」とは「12か月分の『月フォルダ』と、31日分の『日フォルダ』の43個のフォルダで構成される書類整理システム」です。
フォルダの数から「43 Folders」とも呼ばれます。
ある日付で確実に処理したい、あるいは確認したい書類を管理するために用いられるシステムです。
基本的には「今は必要ないが、後で確実に処理したいもの」を管理していきます。
保留しておくものには、ある特定の日付までは考えたくない、あるいは考える必要のないものがある。そうしたものに最適なのが備忘録ファイルだ。要は、ある特定の未来の日付に自分に届けるべき通知をまとめておくものである。－全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
備忘録ファイルの活用
備忘録ファイルは、実体のあるリマインダーを将来の特定の日に確認するフォルダに入れて、その日が来たら自動的に確認できるようにしておく仕組みです[参考]。
特定の日に記入したい用紙・確実に処理したい書類・チェックしたい議題などを管理するために用いられます。
Tickler Fileは以下のような構成で運用されます。
- 日付ファイルを、今日を先頭に順番に並べる
- 月最後の日付(30日か31日)ファイルの後に、今月の月ファイルを置く
- その後に、今日以前の日付ファイルを1日から順番に並べる
- その後に、来月以降の月ファイルを順番に並べる
ある日付や月に必要な書類は、その日付や月のファイルに入れておきます。
その日のファイルを確認し、翌日にはファイルを後ろに回すことで、日めくりカレンダーの要領で常に今日のファイルが先頭に来るようにしていきます。
「備忘録ファイル」を使うと、物理的な書類や資料がそのままリマインダーとして使えるというメリットがあります。
カレンダーもこの用途に用いることが可能です。
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備忘録ファイルとタスク管理
「ある日付に紐づけて投げ込み、その日になったら確実に処理する」といった仕組みは、タスク管理でも活用できる仕組みです。
例えば、タスクダイアリー（1日1日のタスクリスト）を未来の分も用意しておくことで、「特定の日に実行したいタスク」が確実に日付に紐づいて処理することができます。
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備忘録ファイルの欠点として、ある日付に紐づけた書類がその日付の前に必要になった場合、捜索するのに手間がかかるという点が挙げられます。
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参考書籍
全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術