タスクとスケジュールの違いって?色々な形の「やること」を解説!【ゼロから始めるタスク管理】

こんにちは!ひばちです。

 

私たちが関わる「タスク=やること」には、実は色々な種類があります。

「書類をファイルに綴じる」といった単純な作業もあれば、「友人と食事をする」「本を執筆する」といった、少し規模の違うものもあるでしょう。

 

「タスク=やること」と一言でいっても、実は扱い方によって、いくつかの種類に分類されることが分かっています。

 

この記事では、その代表的なものを解説していきます。

「タスク」:実際に取れる具体的な行動

〈タスク〉は「実際に取れる行動」です。
たとえば、「コピーを5部とる」はタスクですが、「明日は早く帰る」はタスクではありません。
実際に取れる行動であれば、なんであれそれは〈タスク〉と呼べます。「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門

 

まずはタスクについてです。

 

「タスク」は「やること」、即ち「実際に取れる具体的な行動」のことを指します。

「靴をしまう」「ハガキを出す」「上司に確認しに行く」など、「やること」の中でも単発で一度で終わる行動のことをいいます。

私たちが「何かをしよう」と思い立ったとき、その行動が「タスク」です。

 

似たような言葉にTODOもあります。

人によっては、タスクとTODOの扱う範囲を大きく区別する場合があります。

しかし基本的には「やること」を表し、同様の意味合いとして使われる場合も多いです。

 

タスクは、頭の中に浮かぶ「やること」なので、普段は形が無く目に見えるものではありません。

ですので、タスクを扱う場合には、文章等で記述して視覚化する必要があります。

 

また、記述する時は、行動がイメージできるよう具体的に書くことが大切です。

例えば、「机の掃除」ではなく「机を台拭きで拭く」、「案件の確認」ではなく「○○さんに××の件について電話する」といった風に書くことで、より行動を起こしやすく上手に扱えるようになります。

 

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「プロジェクト」:複数のタスクが集まったもの

プロジェクトとは、一般的に複数のタスクから成る、あなたが達成しようと決めた成果のことだ。ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

 

「旅行の準備をする」「イベントを主催する」「大掃除をする」といった、一つの行動では終わらない少し規模の大きいもの「プロジェクト」と呼びます。

私たちが普段使っている「プロジェクト」とは意味が多少異なるかも知れません。

 

そこまで大袈裟なものでなくても、複数のタスクが必要なものは全てプロジェクトです。

多くは、「1日では終わらず、1年以内で終わるもの」位のニュアンスで用いられます。

 

また別の視点で考えれば、「求めている結果」のことを、プロジェクトと言い換えることができます。

ですので、プロジェクトの多くは、「動詞」ではなく「状態」で記述されがちです。

 

「イベントを成功させる」「楽しい旅行にする」といった「求めている(望んでいる)状態」を記述する方法も、プロジェクトを表現する上では、むしろ明瞭でイメージしやすいものとなります。

 

共通するのは、「一度の行動では終わらない」という点と、「それ自体では行動できない」という点です。

別の記事で後述しますが、プロジェクトを上手に扱うためには、行動できる単位、即ち「タスク」に分解する必要があります。

 

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「スケジュール」:日時が決まっているもの

「いつやるか」が明らかになっているタスクは、次にそれを見た時に分かるように日付を明記しておいたりカレンダーに書き込んだりしておきましょう マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門

 

スケジュールは「いつやるか」、つまり、実行される日時が明確に決まっているものを指します。

 

例えば、「ミーティングに参加する」「旅行に行く」「友人と買い物に行く」のようなものが挙げられます。

これらはすべて、ある特定の日時に実行されるのでスケジュールです。

 

一方、「ミーティングの準備をする」「旅行の準備をする」「買い物リストを作る」などであれば、日時が特定できないためスケジュールではなくタスクといえるでしょう。

 

ちなみに、「この日にやる!」と自分で決めたものはスケジュールかと言われると、判断が難しい部分があります。

なぜなら、自己都合で簡単に移動することが可能だからです。

 

このことからも分かるように、基本的にスケジュールは「他者」が関わっていることが多いです。

 

例えば、「買い物に行く」だけならタスク(プロジェクト)ですが、「友人と買い物に行く」のは、スケジュールになります。

スケジュールの扱いは、タスクと比較するとシンプルです。

日時が決まっているので、カレンダーに書きこむことができ、定期的に確認することで管理されます。

 

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「ルーチン」:繰り返されるもの

毎日の人の行動の、じつに40パーセント以上が、「その場の決定」ではなく「習慣」だという。 習慣の力 The Power of Habit

 

私たちの生活の中には、習慣的に行っていることがいくつもあります。

 

「お風呂に入る」「身支度をする」「ゴミ出しをする」「ガソリンを入れる」

これらのタスクはその一例で、一度では終わらず、日常的に繰り返し行われるものです。

 

このような繰り返し行うやることのことをルーチンと呼びます。

俗に「習慣」と呼ばれることもあります。

 

ルーチンは、その1回は単発で終わるタスクです。

しかし、1度実行すれば終わりという訳ではなく、定期的に繰り返し行う必要があります。

なので、ルーチンには繰り返す頻度という情報が付属してきます。

 

1日毎、1週間毎、1か月毎、1年毎、不定期。

ルーチンは、単純なようで扱いはとても複雑です。

一方で、「ルーチンを制するものはタスク管理を制す」と言える程、重要な役割を持っています。

 

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まとめ:1日を構成するもの

ここまで「タスク」「プロジェクト」「スケジュール」「ルーチン」という主要な4つの形態を見てきました。

 

私たちの1日を思い返してみると、これら4つの「やること」によって構成されていることが分かります。

  • 朝起きて歯を磨く:ルーチン
  • 友人にメールを入れる:タスク
  • 時間通りに仕事に行く:スケジュール
  • デスクの整理をする:ルーチン
  • 開発の仕事に従事する:プロジェクト
  • 会議に出る:スケジュール
  • 郵便物を出す:タスク
  • 議事録を作る:プロジェクト
  • 読書する:ルーチン

 

これら主要な4つの形態の「やること」をいかに上手に扱っていくかが、タスク管理の肝と言えます。

 

私たちが関わる「やること」には、実は色々な種類がありますが、その言葉の意味と、特徴の違いを理解しておくことが大切です。

管理の方法や扱いがそれぞれ異なるので、ここで一度整理しておきましょう!

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